Dlaczego czasem mówimy „nie”? O sztuce doradzania w eventach.
Klienci, którzy dokładnie wiedzą, czego chcą, są w naszej branży na wagę złota. Nie chodzi o to, że mamy wtedy mniej pracy – wręcz przeciwnie! Chodzi o klarowność wizji i płynność współpracy. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy ta pewność siebie przesłania techniczne detale, które mogą położyć cały event. Wtedy wchodzimy my – nie jako wykonawcy, ale jako partnerzy, którzy chronią Twój budżet i satysfakcję pracowników. Dowiedz się, dlaczego odradzamy niektóre scenariusze i jak na tym zyskujesz.
Spis treści:
Kiedy wizja zderza się z biurową rzeczywistością. 🏢
Wyobraź sobie taką sytuację: Klient wybiera nasz hitowy scenariusz Podchody 2.0. Świetnie! Ale chce je zorganizować… w biurze. W mojej głowie od razu zapalają się wszystkie lampki ostrzegawcze. Widzę oczami wyobraźni minę naszego Dyrektora Realizacji i słyszę to słynne: „Magda, damy radę zrobić wszystko, ale…”.
Zapytałam Klienta o kluczowe kwestie:
Czy możemy swobodnie biegać po całym biurowcu?
Czy w tym czasie inni pracownicy będą normalnie pracować przy biurkach?
Cisza w słuchawce była nader wymowna. Klient nagle uświadomił sobie skalę formalności, zamieszania w firmie i fakt, że biurowa aura kompletnie zabija klimat gry terenowej. Wynik? Wspólnie postawiliśmy na Starcie Liderów – rozwiązanie skrojone pod przestrzeń zamkniętą, które wypadło genialnie.
Detoks od technologii, czyli „nie” dla tabletów.🌲
Innym razem Klient z branży IT zamarzył o grze Leśne Trofea, ale koniecznie z tabletami. Informatycy i ekrany? Brzmi jak naturalne środowisko, prawda? No właśnie nie do końca.
Naszym zdaniem celem wyjścia do lasu jest odciągnięcie ludzi od niebieskiego światła, które męczy układ nerwowy. Czy kolejna godzina wpatrywania się w wyświetlacz to na pewno „odpoczynek”? Zasugerowałam rozwiązania analogowe. Ucieczka od technologii pozwoliła ich oczom odpocząć, a mózgom przełączyć się na zupełnie inny tryb pracy. Klient przyznał nam rację, a zadowolenie zespołu „wyraziło więcej niż tysiąc słów”.
Empatia ważniejsza niż scenariusz. 💡
To był jeden z trudniejszych momentów. Klient wybrał nasz bestseller – Sabotaż. Wszystko szło gładko, dopóki nie zapytałam o specyfikę zespołu. Okazało się, że dużą grupę stanowią pracownicy z Ukrainy.
W tym momencie zapaliła mi się czerwona lampka. Wyjaśniłam Klientowi, że w obliczu obecnych doświadczeń tych ludzi, gra oparta na motywie sabotażu może wywołać traumatyczne skojarzenia zamiast dobrej zabawy. Nadmiar negatywnych emocji zniszczyłby morale. Zaproponowałam Maszynę Goldberga – czystą współpracę i konstruowanie. Wybrnęliśmy z potencjalnie bardzo niezręcznej sytuacji.
Czy młodzi ludzie tęsknią za PRL-em? 📺
Niefortunny dobór tematyki to częsta pułapka. Przykład? Wieczór PRL dla kadry złożonej z dwudziestolatków. Sentymentalna podróż jest super, ale pod warunkiem, że ma się co wspominać! Dla ludzi, którzy nie znają tamtych czasów, to tylko zbiór niezrozumiałych rekwizytów.
Po zbadaniu potrzeb odradziłam to rozwiązanie. Zamiast tego zorganizowaliśmy Poland Quiz Show, który znacznie skuteczniej zaktywizował i zintegrował zespół, bo bazował na wiedzy i emocjach bliskich każdemu uczestnikowi.
Pułapka dwujęzyczności. 🗣️
Często spotykamy się z prośbą o prowadzenie eventu w dwóch językach jednocześnie. Choć to możliwe, z doświadczenia wiemy, że dwujęzyczność rozprasza i wybija z rytmu.
Moja rada? Wybierzmy język dominujący w firmie. Paradoksalnie, prowadzenie gry np. po polsku (przy wsparciu materiałów pomocniczych) sprawia, że Polacy naturalnie wchodzą w rolę „gospodarzy” i pomagają kolegom z zagranicy. To jest prawdziwa integracja, a nie sztuczne dzielenie uwagi na dwa osobne kanały komunikacji.
WNIOSKI PRAKTYKA. 🧠
Jako Projekt Efektywny nie jesteśmy tylko „dostawcą atrakcji”. Nasza rola polega na tym, by czasem sprowadzić wizję Klienta na ziemię, dbając o jego interes. Z tej lekcji płyną cztery kluczowe wnioski:
Kontekst miejsca ma znaczenie: Scenariusz terenowy w biurze zazwyczaj traci swój „pazur”. Zawsze dopasowujmy mechanikę gry do przestrzeni.
Dobór tematyki do demografii: Wiek, narodowość i doświadczenia życiowe uczestników determinują to, czy gra będzie sukcesem, czy wpadką.
Mniej znaczy więcej: Czasem odcięcie od technologii (analogowe gry) daje lepszy efekt integracyjny niż najnowocześniejsze gadżety.
Rola eksperta to odwaga: Dobry eventowiec musi umieć powiedzieć „odradzam to Państwu”, argumentując to dobrem końcowego odbiorcy.
Podsumowanie. 🎯
Współpraca ze zdecydowanymi Klientami to czysta przyjemność, ale nasza relacja wymaga szczerości. Jako Projekt Efektywny, dzięki wieloletniemu doświadczeniu, wspieramy Cię w podejmowaniu decyzji, które sprawią, że Twój event będzie wspominany latami – wyłącznie z tych dobrych powodów.
FAQ – Najczęstsze pytania o dobór scenariuszy. ❓
1. Czy zawsze odradzacie to, co wymyśli klient?
Absolutnie nie! W większości przypadków wizje klientów są świetne. Reagujemy tylko wtedy, gdy widzimy ryzyko techniczne lub komunikacyjne.
2. Czy zmiana scenariusza wiąże się z wyższą ceną?
Niekoniecznie. Często sugerowane przez nas alternatywy są w tej samej półce cenowej, a bywają nawet tańsze i prostsze w realizacji.
3. Czy mogę uprzeć się na swój pomysł mimo Waszego ostrzeżenia?
Tak, ostateczna decyzja zawsze należy do Klienta. My jednak lojalnie uprzedzamy o możliwych konsekwencjach.
4. Dlaczego odradzacie tablety w lesie?
Ponieważ światło niebieskie i skupienie na ekranie blokuje pełną interakcję z naturą i innymi uczestnikami.
5. Jakie gry najlepiej sprawdzają się w biurze?
Takie, które nie wymagają biegania i dużych zmian w aranżacji przestrzeni, np. Starcie Liderów lub warsztaty kreatywne.
6. Czy Wieczór PRL jest już niemodny?
Jest genialny, ale dla grup 40+, które czują ten klimat. Dla młodszych pokoleń to często „egzotyka”, która nie budzi emocji.
7. Jak sprawdzić, czy scenariusz nie urazi obcokrajowców?
Zawsze robimy wywiad środowiskowy. Unikamy tematów politycznych, militarnych czy kontrowersyjnych historycznie.
8. Co jeśli w zespole są osoby o bardzo różnym stopniu sprawności fizycznej?
Wtedy odradzamy gry typowo sportowe na rzecz takich, które angażują intelekt i spryt, jak np. Maszyna Goldberga.
9. Czy jeden język prowadzenia na pewno nie wyklucza nikogo?
Wręcz przeciwnie – zachęca zespół do naturalnej pomocy i tłumaczenia sobie nawzajem zasad, co jest potężnym narzędziem integracyjnym.
10. Po czym poznać, że dany scenariusz będzie klapą?
Gdy „logistyka” (przestrzeń, czas, regulaminy) dominuje nad samą radością z zabawy.
📩 Skontaktuj się z nami — przygotujemy scenariusz dopasowany do celów Twojej organizacji i potrzeb zespołu.
O Autorze
Magda – Event Manager
Dział sprzedaży
