Jak uratować outdoor w deszczu? Relacja z customowego eventu „Leśne Trofea”.
Data realizacji: 22.09.2025
Lokalizacja: Zamek Czocha
Atrakcje: Leśne trofea – wersja custom (język angielski)
Liczba uczestników: 120
Czy da się przeprowadzić angażującą grę terenową dla 120 osób, gdy niebo płacze, a temperatura nie rozpieszcza? Dowiesz się z tej relacji, jak personalizacja scenariusza i energia prowadzącego potrafią zmienić sceptyczny, przemoczony zespół w grupę zintegrowanych i wdzięcznych współpracowników. Poznaj kulisy realizacji dla międzynarodowej kampanii piwowarskiej w jednym z najbardziej klimatycznych miejsc w Polsce.
Spis treści:
Od pomysłu do akceptacji: Kiedy „cisza w eterze” zamienia się w wyzwanie.📝
Eventy nie powstają z dnia na dzień. To proces, który zaczyna się od badania potrzeb, budżetowania i żmudnego ofertowania. Kiedy wspólnie z działem sprzedaży tworzyliśmy zarys nowego scenariusza opartego na formacie Leśnych Trofeów, bawiłam się świetnie, puszczając wodze fantazji. Potem nastąpiła długa cisza. Uznałam, że projekt przeszedł obok, co w branży eventowej jest codziennością.
Jednak po miesiącu klient wrócił z pełną akceptacją i listą konkretnych wymagań. Jako autorka koncepcji, zostałam wyznaczona do jej realizacji. Musiałam natychmiast wrócić do swoich notatek i zadać sobie pytanie: „Co autor miał na myśli?”. Odwrócone mapy, szyfry, rozpoznawanie produktów po zapachu i smaku – to wszystko trzeba było teraz przekuć w realne narzędzia, materiały i logistykę.
Customizacja na najwyższym poziomie: AI i sensoryka. 🤖
Naszym klientem była zaprzyjaźniona agencja, a odbiorcą końcowym międzynarodowa kampania piwowarska. Uczestnicy – przedstawiciele oddziałów z całej Europy – potrzebowali integracji, która wyjdzie poza schemat wspólnego piwa przy stole.
Postawiłam na autorskie rozwiązania:
Materiały od zera: Stworzyłam kompletną obudowę graficzną i merytoryczną.
Wideo generowane przez AI: Przygotowałam film złożony z kilkunastu scen wygenerowanych przez sztuczną inteligencję, prezentujący wizję browarnictwa przyszłości z brandingiem klienta.
Zadania sensoryczne: Uczestnicy musieli rozpoznać napoje własnej produkcji wyłącznie po smaku i zapachu. To był prawdziwy test lojalności i znajomości marki!
Logistyka i bezpieczeństwo na Zamku Czocha. 📍
Lokalizacja na Zamku Czocha to logistyczny majstersztyk, ale i wyzwanie. Obiekt oddalony o 5 godzin jazdy od biura wymagał dokładnego rekonesansu. Kluczowe było bezpieczeństwo – zamek sąsiaduje bezpośrednio z ulicą, dlatego trasę zaplanowałam wyłącznie w obrębie ogrodzonego terenu.
Wiedzieliśmy jedno: przestrzeń jest ograniczona, a przy 120 osobach i braku opcji „indoor” (ze względu na specyfikę wnętrz zamkowych), pogoda była naszym największym ryzykiem. Klient był tego świadomy, ale teoria a praktyka w deszczu to dwa różne światy.
Walka z aurą: Jak „kupić” grupę w trudnych warunkach. 🌧️
22 września 2026 roku pogoda nas nie oszczędziła. Deszcz i chłód to najwięksi wrogowie eventów outdoorowych. Istniało realne ryzyko, że uczestnicy zlekceważą grę i schowają się pod zadaszeniem.
Kluczem do sukcesu okazało się energetyczne powitanie. Jako prowadząca wiedziałam, że muszę dać z siebie 200%, aby zjednać sobie grupę. Jeśli ja bym zwątpiła, oni tym bardziej. Efekt? Uczestnicy z mapami w ręku ruszyli w teren. Największe emocje wzbudziły stanowiska z animatorami, gdzie rywalizacja o miano eksperta od własnych produktów rozgrzała atmosferę bardziej niż słońce.
Finał z poczuciem humoru i empatią. 🎤
W drugiej połowie eventu motywacja zaczęła spadać wraz z przemoczonymi ubraniami. Wiedziałam, że muszę działać szybko. Podsumowanie, połączone z emisją filmu AI, poprowadziłam z dużą dawką humoru i potężną energią, skracając je do niezbędnego minimum.
Nagrodą były wielokrotne, szczere słowa „Thank You!” od uczestników. Przyznali, że choć pogoda ich zniechęcała, to chęć poznania kolegów, których na co dzień widzą tylko na Zoomie, oraz forma zabawy wygrały z aurą.
WNIOSKI PRAKTYKA – Na co zwrócić uwagę przy takich realizacjach?💡
Jako Event Manager z wieloletnim doświadczeniem, z tej realizacji wyciągam konkretne lekcje, które mogą pomóc każdemu organizatorowi:
Zaangażowanie prowadzącego to 50% sukcesu: Przy złej pogodzie uczestnicy „lustrują” organizatora. Jeśli widzą Twój entuzjazm i profesjonalizm mimo deszczu, udziela im się to. Jeśli Ty „kulisz się” w kurtce, oni zrobią to samo.
Customizacja buduje E-E-A-T (Expertise, Authoritativeness, Trustworthiness): Wykorzystanie produktów klienta w zadaniach (smak, zapach) oraz technologii AI do stworzenia spersonalizowanego wideo pokazało, że nie sprzedajemy „gotowca” z półki, ale produkt szyty na miarę.
Rekonesans to świętość: Przy dużych grupach (120 osób) na małym terenie, musisz znać każdy centymetr kwadratowy. Musiałam wiedzieć, gdzie grupy będą się mijać, by uniknąć „korków” przy zadaniach.
Zarządzanie oczekiwaniami (i pogodą): Zawsze warto mieć plan B, ale jeśli klient świadomie wybiera outdoor bez opcji rezerwowej, Twoją rolą jest przygotowanie go na „najgorsze” i bycie gotowym na błyskawiczne modyfikacje scenariusza (np. skrócenie finału).
Uniwersalność schematu: Gra „Leśne Trofea” udowodniła, że jest doskonałym szkieletem. Można na niej nabudować dowolną tematykę – od browarnictwa po technologie kosmiczne – zachowując sprawdzoną mechanikę gry terenowej.
Podsumowanie. 📝
Event na Zamku Czocha był lekcją elastyczności i dowodem na to, że ludzie chcą się integrować niezależnie od warunków, o ile dostarczymy im wartościową i spersonalizowaną treść. Jeśli szukasz pomysłu na integrację, która zapadnie Twojemu zespołowi w pamięć (nawet jeśli spadnie deszcz!), zapraszam do kontaktu. Chętnie stworzę scenariusz, który wyciśnie z Twojej marki to, co najlepsze.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania dotyczące eventu ❓
Czy gra „Leśne Trofea” nadaje się dla grup międzynarodowych? Tak, scenariusz został w pełni dostosowany do języka angielskiego, a zadania są intuicyjne i opierają się na współpracy uniwersalnej.
Dlaczego wybraliście Zamek Czocha, skoro jest tam mało miejsca na indoor? Zamek Czocha oferuje niepowtarzalny klimat „polskiego Hogwartu”, który idealnie wpisywał się w estetykę gry z mapami i szyframi.
Jak AI zostało wykorzystane w trakcie eventu? Sztuczna inteligencja wygenerowała unikalne sceny do filmu finałowego, łącząc motywy historyczne zamku z nowoczesną wizją marki klienta.
Co jeśli uczestnicy nie chcą wyjść na deszcz? Kluczowa jest rola leadera/moderatora, który potrafi odpowiednio „nakręcić” grupę i pokazać korzyści z udziału w zabawie.
Na czym polegało zadanie z odwróconymi mapami? To element utrudniający orientację w terenie, wymagający od grupy ścisłej komunikacji i logicznego myślenia pod presją czasu.
Jakie produkty były testowane w zadaniach sensorycznych? Uczestnicy rozpoznawali różne rodzaje piw i napojów bezalkoholowych z portfolio swojej kampanii piwowarskiej.
Czy 120 osób to nie za dużo na taką grę terenową? Dzięki podziałowi na mniejsze podgrupy i precyzyjnemu rozplanowaniu trasy (logistyka „na zakładkę”), każda grupa mogła płynnie realizować zadania.
Ile trwało przygotowanie scenariusza od zera? Prace koncepcyjne i produkcyjne (materiały, filmy, rekwizyty) trwały około miesiąca od momentu finalnej akceptacji.
Jakie były koszty dodatkowe związane z lokalizacją? Głównym kosztem logistycznym był transport ekipy i materiałów oraz zakwaterowanie ze względu na dużą odległość od biura (5h jazdy).
Czy można ten scenariusz zrealizować w innym miejscu? Oczywiście, „Leśne Trofea” to format elastyczny, który adaptujemy do lasów, parków, a nawet terenów miejskich w całej Polsce.
📩 Skontaktuj się z nami — przygotujemy scenariusz dopasowany do celów Twojej organizacji i potrzeb zespołu.
Gosia – realizator eventu
