Jak zamienić zmęczony zespół w ekipę filmową? Relacja z eventu dla branży spożywczej.
Data realizacji: 18.12.2025
Lokalizacja: Król Kazimierz Hotel&SPA
Rodzaj eventu: Warsztaty filmowe
Liczba uczestników: 100 osób
Profil grupy: branża spożywcza, produkcja ciastek
Wyobraź sobie grudzień: koniec roku, zespół jest wyżęty z energii po 12 miesiącach walki o targety, a standardowe „piwo i kręgle” budzi raczej ziewanie niż entuzjazm. Jak przełamać ten marazm? Dowiedz się, jak dzięki warsztatom filmowym w Kazimierzu Dolnym udało nam się zaangażować 100-osobową grupę z branży spożywczej, która zamiast narzekać na zmęczenie, z pasją tworzyła oscarowe produkcje. Poznaj kulisy realizacji, w której kluczem do sukcesu był precyzyjny logistyczny plan i… odrobina ślepego losu.
Spis treści:
Planowanie to podstawa, czyli logistyka na 100 osób. 📋
To był grudzień. Zespół Dr Gerard po całym roku pełnym wyzwań był już bardzo zmęczony i potrzebował integracji innej niż wszystkie. Potrzebowali czegoś, co przeniesie ich w zupełnie inny świat i pozwoli na chwilę oderwać się od codzienności. A co pozwala oderwać się od rzeczywistości bardziej niż obejrzenie filmu? Jest coś lepszego: stworzenie tego filmu własnymi rękami i obejrzenie go tego samego dnia!
Uczestnicy byli początkowo sceptycznie nastawieni. Mieli za sobą kilka standardowych integracji w tym roku, więc poprzeczka wisiała wysoko. Grupa 100-osobowa została podzielona na siedem kilkunastoosobowych zespołów. Każda realizacja odbywała się w innym punkcie hotelu Król Kazimierz Hotel & SPA.
Dla mnie jako koordynatora kluczowe było, żeby cała ekipa filmowa (operatorzy) i reżyserska (animatorzy) przeszła przez hotel przed eventem. Musieliśmy znać każdy kąt – od klubu nocnego po zakamarki spa. Na tydzień przed startem każdy realizator dostał mapę i jasne wytyczne. Kiedy event ruszył, nie mogłem być wszędzie, a dodatkowo sam obsługiwałem dwie grupy jako operator. Przy tak złożonym projekcie precyzyjny rekonesans i plan komunikacji to nie luksus, a fundament.
Strategia „Pretensje do losu”, czyli sprawiedliwy podział planów filmowych. 🎲
Przy takiej ilości pomieszczeń wyzwaniem była ich różnorodność. Z jednej strony mieliśmy do dyspozycji luksusowy basen z saunami, a z drugiej – zwykłą salkę konferencyjną. Wiedziałem, że wybór przestrzeni może wpłynąć na humor grupy.
Zastosowałem więc prosty trik: losowanie. Każda grupa losowała:
Lokalizację planu filmowego (scenerię).
Produkt marki Dr Gerard, który miał być bohaterem ich reklamy.
Dzięki temu nikt nie mógł mieć do mnie żalu o „gorszą” salę. Jeśli komuś trafiła się salka zamiast spa, pretensje mogli mieć tylko do własnego szczęścia w losowaniu!
Od garderoby po „Akcja!” – jak rodzą się talenty. 🎭
Większość zespołów od razu złapała bakcyla. Zafascynowani pomysłem i gigantyczną garderobą, szybko podzielili role: reżyserzy, kostiumografowie, aktorzy. Oczywiście, dwie grupy poczuły się nieco przytłoczone wizją tworzenia „kina”.
W takich momentach wkraczam ja lub animatorzy. Moja rada była prosta: najprostsze pomysły są najlepsze. Nie musieli tworzyć „Avatara”, mieli stworzyć fajną, zabawną reklamę ciastek. Kiedy tylko odpuściła presja na perfekcjonizm, ruszyła lawina kreatywności.
Prawdziwe szaleństwo zaczęło się w garderobie. Gdy kostiumografowie zobaczyli regały pełne strojów, scenariusze wywróciły się do góry nogami – nagle każdy chciał dopisać scenę z piratem albo hrabiną. Końcówka zdjęć była jednak lekcją cierpliwości. Duble, zapomniane kwestie, goście hotelowi przypadkiem wchodzący w kadr… Na planie często niosło się westchnienie: „To aktorstwo to jednak trudny kawałek chleba!”.
Gala Oscarów i wielki finał.🏆
Wisienką na torcie było wieczorne oglądanie efektów podczas uroczystej kolacji. Tak, dobrze czytasz – filmy były zmontowane w ekspresowym tempie zaraz po nakręceniu. Widok własnej twarzy na wielkim ekranie w profesjonalnie zmontowanym materiale budzi niesamowite emocje. Każda z siedmiu produkcji została przyjęta owacjami, co wcale nie jest regułą przy tak zmęczonych grupach.
WNIOSKI PRAKTYKA – O czym musisz pamiętać? 💡
Jako osoba, która spędziła na tym evencie każdą minutę, mam dla Ciebie kilka konkretnych rad, jeśli planujesz podobną integrację:
Zarządzanie energią (Energy Management): Ten event jest genialny dla zespołów, które mają „luźniejszą” agendę. Gdybyśmy zrobili warsztaty filmowe po ośmiu godzinach nudnych wykładów, uczestnicy nie mieliby siły na kreatywność. Praca nad filmem, choć daje masę frajdy, wymaga wysiłku i koncentracji. Planuj ją na lżejszy dzień.
Logistyka i przygotowanie (Pre-production): Przy 100 osobach i 7 planach filmowych, operatorzy i animatorzy muszą być jak jedna maszyna. Każdy musi wiedzieć, gdzie jest jego „plan”, gdzie jest garderoba i o której godzinie materiał musi trafić do montażu.
Rola Garderoby: Nigdy nie oszczędzaj na rekwizytach. To właśnie peruka, peleryna czy śmieszne okulary pozwalają dorosłym ludziom (często na poważnych stanowiskach produkcyjnych) przełamać bariery i wejść w rolę.
Ekspresowy montaż: Sukces tego formatu polega na natychmiastowej nagrodzie. Oglądanie filmu tydzień później nie ma tej samej mocy, co premiera podczas kolacji tego samego wieczoru. To wymaga jednak topowych montażystów pracujących pod presją czasu.
Wsparcie animatorów: Nie każda grupa ma naturalnego lidera-reżysera. Twoja ekipa musi umieć dyskretnie podpowiedzieć prosty scenariusz, by grupa nie utknęła w martwym punkcie na etapie planowania.
Podsumowanie. 🎬
Warsztaty filmowe to nie tylko zabawa w kino – to potężne narzędzie budowania zespołu, które sprawdza się nawet u najbardziej zmęczonych pracowników. Kluczem jest odwaga, by oddać stery uczestnikom, i żelazna dyscyplina w organizacji zaplecza.
FAQ – Warsztaty filmowe dla firm. ❓
Czy 100 osób to nie za dużo na taki event? Absolutnie nie. Kluczem jest podział na mniejsze grupy (10-15 osób) i zapewnienie każdemu zespołowi osobnego operatora oraz przestrzeni.
Co jeśli pracownicy są introwertykami i wstydzą się grać? Nie każdy musi być aktorem. W ekipie potrzebujemy reżysera, scenarzysty, kostiumografa czy osoby od klapsa. Każdy znajdzie bezpieczną rolę.
Jak długo trwa przygotowanie gotowych filmów do wieczora? Nasi montażyści pracują w trybie „live”. Zgrywamy materiały sukcesywnie, by mieć 3-4 godziny na finalny szlif przed galą.
Czy hotel musi mieć specjalne salki filmowe? Nie, wykorzystujemy to, co daje obiekt: lobby, bar, pokoje, a nawet parking czy ogród. To dodaje filmom autentyczności.
Ile czasu trwają same warsztaty? Zazwyczaj od 3 do 5 godzin – to optymalny czas na szkolenie, napisanie scenariusza i zdjęcia.
Czy uczestnicy dostają filmy na własność? Oczywiście! Po evencie wszystkie produkcje są przekazywane klientowi jako pamiątka.
Jaki sprzęt jest wykorzystywany? Pracujemy na profesjonalnych kamerach/aparatach bezlusterkowych z gimbalami i mikrofonami, by jakość „kinowa” była odczuwalna.
Czy scenariusze są narzucone z góry? Dajemy ramy (np. reklama produktu, konkretny gatunek filmowy), ale treść i żarty to w 100% inwencja uczestników.
Co jeśli pogoda pokrzyżuje plany (zdjęcia na zewnątrz)? Zawsze mamy plan B i przygotowane wnętrza hotelowe. Event w Kazimierzu pokazał, że hotelowe korytarze mogą być świetnym planem!
Czy taki event integruje lepiej niż wyjście na miasto? Tak, ponieważ wymaga wspólnego rozwiązania problemu, kreatywnej burzy mózgów i wspólnego śmiechu z efektów pracy.
📩 Skontaktuj się z nami — przygotujemy scenariusz dopasowany do celów Twojej organizacji i potrzeb zespołu.
O Autorze
Bartek – Event Expert – dział realizacji
