Jak lakoniczne zapytanie przez telefon zmieniło się w międzynarodowy event.
Data realizacji: 25-29.06.2025r.
Lokalizacja: 1891 Garni Hotel **** oraz Osada Gubałówka na Polanie Pająkówka
Atrakcje: zwiedzanie Krakowa z przewodnikiem, zwiedzanie Kopalni Soli „Wieliczka”, zwiedzanie Zakopanego z przewodnikiem, wjazd na Gubałówkę
Liczba uczestników: 40
Spis treści:
Często wydaje nam się, że idealny klient to taki, który od razu przesyła gotowy brief na dziesięć stron. Rzeczywistość branży eventowej bywa jednak przewrotna. Dowiedz się, dlaczego jedno proste zdanie w formularzu może stać się początkiem najbardziej skomplikowanego, a zarazem satysfakcjonującego projektu w Twojej karierze.
📞 Od jednego zdania do konkretnej strategii.
Klienci trafiają do naszej firmy różnymi kanałami. Codziennie odbieramy dziesiątki telefonów, maili i krótkich wiadomości z formularza kontaktowego na stronie. Zwykle skutkuje to długimi rozmowami ukierunkowanymi na określenie potrzeb lub obszerną wymianą korespondencji, by dopiąć szczegóły współpracy.
Często już w pierwszym mailu otrzymujemy klarowne oczekiwania. Jednak równie często dociera do nas lakoniczne: „Chcielibyśmy zorganizować wyjazd integracyjny, czy są Państwo w stanie nam pomóc?”.
Tak właśnie zaczęła się historia współpracy z klientem z Wielkiej Brytanii. Z pozoru ogólnikowe pytanie stało się fundamentem wymagającego przedsięwzięcia. Zawsze staramy się kontaktować z klientem tak szybko, jak to możliwe. Zadzwoniłam pod podany numer z nastawieniem, że będę musiała przeprowadzić rozmówcę „za rękę” przez każdy etap. Ku mojemu zdziwieniu, po drugiej stronie spotkałam osobę, która doskonale wiedziała, czego chce.
🏔️ Planowanie bez granic: Kraków, Zakopane i brytyjskie wymagania.
Po kilku minutach rozmowy miałam już komplet kluczowych informacji:
Grupa: 30–40 osób z Wielkiej Brytanii.
Cel: Polska (Kraków i Zakopane).
Zakres: Kompleksowa organizacja od momentu lądowania.
Konkrety: Ustalony budżet, preferowany standard hoteli i rodzaj rozrywek.
Szybko zweryfikowałam dostępność obiektów i przygotowałam ofertę, którą klientka przyjęła po zaledwie kilku modyfikacjach. Tak narodził się event, którego logistyka zaczynała się na brytyjskim lotnisku, ponad tysiąc kilometrów od planowanych atrakcji.
🎯 Koordynacja to proces, a nie jednorazowy strzał.
Przez kolejne miesiące dopracowywaliśmy projekt. Moim zadaniem było czuwanie, by wszystko było dopięte na ostatni guzik – od umowy w języku angielskim po dopasowanie formy płatności do międzynarodowych standardów. Po niemal roku przygotowań, grupa w końcu przyleciała do Polski.
W trakcie pięciodniowego pobytu goście odwiedzili:
Zabytkowe Stare Miasto w Krakowie.
Kopalnię Soli w Wieliczce.
Stolicę polskich Tatr – Zakopane.
Wieczorami bawili się przy open barze i muzyce serwowanej przez DJ-a. Nad całością czuwał nasz koordynator – swoisty „anioł stróż” grupy. To on interweniował u obsługi hoteli, gdy brakowało napojów, i on organizował dodatkowy transport, gdy wyprawa na Gubałówkę okazała się dla niektórych zbyt dużym wyzwaniem kondycyjnym.
💡 WNIOSKI PRAKTYKA.
Ta realizacja była dla mnie cenną lekcją na wielu płaszczyznach. Oto kluczowe wnioski, które mogą pomóc każdemu w branży usługowej:
Nigdy nie lekceważ „krótkich zapytań”: Lakoniczna wiadomość nie oznacza braku budżetu czy braku zdecydowania. Często piszą ją osoby bardzo zajęte, które po prostu oczekują szybkiego kontaktu zwrotnego.
Szybkość reakcji to przewaga konkurencyjna: Gdybym zwlekała z telefonem, klientka mogłaby już rozmawiać z inną agencją. Pierwszy kontakt buduje pierwsze wrażenie profesjonalizmu.
Elastyczność w administracji: Przygotowanie dokumentacji w języku angielskim i dostosowanie systemów rozliczeniowych do zagranicznych realiów podatkowych było wyzwaniem, ale to właśnie takie detale budują E-E-A-T (doświadczenie i autorytet) firmy.
Rola koordynatora na miejscu jest nieoceniona: Nawet najlepiej zaplanowany event może polec bez sprawnej opieki „tu i teraz”. Reagowanie na braki w menu czy zmęczenie gości na szlaku to klucz do wysokich ocen końcowych.
Relacje procentują: Fakt, że obecnie rozmawiamy o kolejnym wspólnym projekcie, jest najlepszym dowodem na to, że warto poświęcić czas na dopracowanie każdego szczegółu, nawet jeśli początek był niepozorny.
🏁 Podsumowanie.
Wszystko zaczęło się od jednego pytania, a skończyło na trwałej relacji biznesowej i świetnych opiniach o Polsce za granicą. Historie takie jak ta uczą, że za każdym zapytaniem stoi człowiek i konkretna potrzeba – naszym zadaniem jest ją tylko (i aż) odkryć.
❓ FAQ – Od telefonu do organizacji wyjazdu dla klienta z Wielkiej Brytanii.
Czy organizujecie wyjazdy dla grup zagranicznych? Tak, specjalizujemy się w kompleksowej obsłudze gości z zagranicy, zapewniając wsparcie językowe i logistyczne.
Jakie informacje są potrzebne do przygotowania wstępnej wyceny? Najważniejsze to: przybliżona liczba osób, termin, preferowana lokalizacja oraz szacowany budżet.
Czy przygotowujecie umowy w językach obcych? Tak, standardem w naszej pracy z klientem zagranicznym są umowy w języku angielskim.
Czy pomagacie w logistyce transportowej z lotniska? Oczywiście, organizujemy transport od momentu lądowania grupy aż do ich wylotu.
Co jeśli grupa ma zróżnicowane potrzeby kondycyjne? Zawsze mamy plan awaryjny (np. dodatkowy transport), tak jak w przypadku wyprawy na Gubałówkę wspomnianej w tekście.
Jak radzicie sobie z rozliczeniami międzynarodowymi? Dostosowujemy formę płatności i dokumentację do systemów podatkowych obu krajów.
Czy podczas wyjazdu na miejscu jest obecny opiekun? Tak, nad każdą grupą czuwa dedykowany koordynator.
Czy zajmujecie się rezerwacją hoteli i restauracji? Tak, dobieramy obiekty o sprawdzonym standardzie, dopasowane do profilu gości.
Jak długo trwają przygotowania do dużego wyjazdu? W przypadku grup zagranicznych proces ten trwa zazwyczaj od kilku miesięcy do roku.
Czy organizujecie też atrakcje wieczorne, np. imprezy z DJ-em? Tak, zapewniamy pełną oprawę rozrywkową, w tym oprawę muzyczną i open bar.
📩 Skontaktuj się z nami — przygotujemy scenariusz dopasowany do celów Twojej organizacji i potrzeb zespołu.
O Autorze
Magda – Event Manager
Dział sprzedaży
