JAK ZAPLANOWAĆ INTEGRACJĘ FIRMOWĄ?
Usłyszałem kiedyś od Klientki: „Jak planowałam naszą imprezę z Państwa agencją, to najtrudniejszym momentem była chwila, kiedy zapytał się mnie Pan, jak chciałabym rozłożyć poszczególne elementy programu w czasie? Kompletnie nie miałam pojęcia, jak Panu odpowiedzieć, by ułatwić zadanie zaplanowania całości”. Myślę że nie tylko Pani Magda (przy okazji serdecznie Cię pozdrawiam 😉 ) mogła mieć z tym problem, ale wiele osób zainteresowanych tematem planowania imprez, a szczególnie Ci, którzy robią to po raz pierwszy. Ten krótki wpis jest właśnie dla Was, chciałbym Wam i sobie troszkę pomóc, ponieważ nie mamy czasu na próby generalne, a sam moment realizacji imprezy zależy w 100% od dobrze przygotowanego planu.
Niby prosta sprawa, kilka dni, parę atrakcji, jedno szkolenie, wycieczka, obiady, kolacje, śniadania, wizyty gości, transport ludzi, transport sprzętu, ustalenia z hotelem, późniejsze dojazdy, wcześniejsze śniadania, elastyczne zmiany punktów programu…..o matko! No właśnie, na każdy z eventów jakie realizujemy przypada przynajmniej 100 drobnych elementów składowych, a w tym przynajmniej 50 związanych z samym programem i rozłożeniem go w czasie. Tak, żeby idealnie wpasował się później w praktyczną realizację projektu, a to nie lada sztuka. Nie napiszę teraz jak taki program imprezy napisać, by był idealny, ale udzielę kilku rad, które należy przestrzegać przy planowaniu imprezy integracyjnej.
- Po pierwsze: załóż wstępne ramy czasowe, w jakich będzie zorganizowany cały event, czyli od której godziny danego dnia i w jakim momencie ma się zakończyć w konkretnym dniu. Pamiętaj przy tym, że zakończeniem wyjazdu integracyjnego nie jest moment wyjazdu grupy z hotelu, a moment w którym grupa dojedzie do końcowego przystanku, gdzie wszyscy się rozstaną. To samo tyczy się rozpoczęcia imprezy, czyli momentu gdzie grupa wsiada do wspólnego środka transportu (oczywiście dotyczy to sytuacji kiedy grupa korzysta ze wspólnego środa transportu).
- Po drugie: wypisz w każdym z dni programu najważniejsze wydarzenia jako pierwsze, czyli jeśli w czwartek ma odbyć się konferencja oraz impreza bankietowa, takie informacje powinny znaleźć się jako pierwsze w programie imprezy. Jeśli tworzysz program wycieczki to będą to główne miejsca jakie grupa będzie zwiedzała, czy też w jakich będzie korzystała z konkretnych usług.
- Po trzecie: określ liczbę posiłków na każdy z dni i dopasuj je do poszczególnych punktów głównych programu. Naturalnym jest, że wszyscy z nas po 5h konferencji mogą być już piekielnie głodni i nie warto narażać się na gniew kolegów z pracy! 😉 Plan wycieczki natomiast powinien obejmować także czas wolny, w którym uczestnicy będą mogli kupić sobie jedzenie we własnym zakresie. Pamiętaj, że głód i przeładowany program to murowany dramat.
- Po czwarte: skonsultuj poszczególne punkty programu z podwykonawcami, to czasami bardzo żmudny proces i w większości przypadków od tego momenty powinna wkroczyć profesjonalna agencj. Firma, która zadba o każdy z punktów programu z osobna i dopasuje je wszystkie do siebie w taki sposób, by tworzyły razem jeden spójny program wyjazdu integracyjnego.
- Po piąte: sprawdź wszystko 3 razy od początku do końca, włącznie z takimi pułapkami jak planowane menu, przecież nikt normalny nie będzie jadł 3 dni z rzędu kotletów schabowych, czy też pieczonego kurczaka a zdarza się, że nawet hotele o tym zapominają.
- Po szóste: zgraj wszystko w czasie, to chyba najtrudniejsze zadanie, po konsultacjach ze wszystkim podwykonawcami musisz założyć ile jaka część programu imprezy będzie trwała. I czy zmieści Ci się to wszystko w ramach czasowych jakie przyjęliśmy na początku.
- Po siódme: bądź osobą elastyczną i przyjmij również granice tolerancji czasowej w programie wycieczki, jeśli ułożysz wszystko „za ciasno” ludzie poczują się jak podczas musztry, a nie wyjazdu integracyjnego. Plan imprezy rekreacyjnej musi być dobrze zbilansowany, szkolenie musi mieć przerwy i dłuższy obiad, a konferencja musi mieć możliwość przedłużenia lub późniejszego rozpoczęcia.
- Po ósme: plan imprezy integracyjnej to nie robota dla analityka bez serca, to ELASTYCZNE I RACJONALNE podejście do planowania wydarzeń sprawia, że event staje się udany. Nigdy i nigdzie nie jest tak, że wszystko odbywa się co do minuty, zawsze są drobne zmiany i zawsze podczas samego wydarzenia zarządzasz czasem na bieżąco. Informujesz hotel, że obiad będzie później, zlecasz obsłudze muzycznej krótszy lub dłuższy program, interweniujesz kiedy uczestnicy wyjazdu chcą zmieniać program wedle własnego „widzi mi się” itp.
- Po dziewiąte: UPRZEJMOŚĆ + ASERTYWNOŚĆ – kluczem do sukcesu, podczas planowania i realizacji imprez, wycieczek, szkoleń, konferencji. A dlaczego tak jest? Dlatego że wszyscy jesteśmy tylko ludźmi i planując konkretne wydarzenie działasz na żywym organizmie, a nie systemie komputerowym, musisz spełnić oczekiwania większości, ale nie dać wejść sobie na głowę mniejszości. Program musi zostać zrealizowany, a sprawne zarządzanie podczas trwania imprezy zapewni Ci sukces. Może dlatego właśnie lepiej jest zlecić realizację programu agencji eventowej, ponieważ jej przedstawiciele o wiele lepiej poradzą sobie z obiekcjami uczestników wyjazdu, bo po prostu są to tego zawodowo przygotowani.
- Ostatnia sprawa: KONTROLUJ na bieżąco przebieg wydarzeń. Podczas realizacji musisz mieć kontakt ze wszystkimi podwykonawcami i z każdą osobą zaangażowaną w event. Dobry plan wycieczki nie gwarantuje Ci sukcesu, ale jego bieżąca kontrola jak najbardziej. Ponadto zawsze daje to czas na szybką reakcję i chroni planowaną imprezę przed klapą.
