Czy integracja firmowa jest kosztem uzyskania przychodu?
W niniejszym artykule skupimy się na analizie zasadności uwzględnienia takich wydatków na integrację pracowników, w bilansie przedsiębiorstwa i zbadamy, w jakich sytuacjach wyjazdy integracyjne mogą stanowić koszt podatkowy. Zaprezentujemy również aktualne przepisy prawne oraz interpretacje organów podatkowych dotyczące tej kwestii.
Spis treści
Kiedy wydatki na wyjazd integracyjny można wrzucić w koszty uzyskania przychodu?
Zgodnie z definicją, do kosztów uzyskania przychodów wlicza się wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. W związku z tym, wydatki niespełniające tej definicji nie mają możliwości bycia zaliczonymi do kosztów podatkowych. Dodatkowo, podatnik musi wykazać nie tylko fakt poniesienia wydatku, ale również jego celowość i racjonalność.
W przypadku wydatków związanych z organizacją imprezy dla pracowników, aby mogły zostać uznane za koszty podatkowe, konieczne jest określenie celu, dla którego te wydatki zostały poniesione. Aby uznać takie wydatki za koszty podatkowe, musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny z przeprowadzonej imprezy.
W praktyce, przedsiębiorca może zaliczyć wydatki na zorganizowanie imprezy dla pracowników do kosztów podatkowych, jeśli jest faktycznie ukierunkowana na poprawę atmosfery w miejscu pracy oraz integrację pracowników. Zakłada się, że dzięki temu wzrośnie efektywność pracy, co w konsekwencji przyczyni się do generowania większych zysków dla firmy.
Których uczestników integracji firmowej firma może wliczyć w koszty uzyskania przychodu?
Wyjazdy integracyjne to zorganizowane spotkanie pracowników i współpracowników (ewentualnie osób im towarzyszących), które ma na celu wspólne spędzenie czasu, umożliwienie integracji oraz budowanie pozytywnej atmosfery w miejscu pracy. Wydatki ponoszone przez pracodawcę na ten cel mogą obejmować zakup usług hotelowych (noclegi, wyżywienie), rozrywkowych aktywności (muzyka, warsztaty, gry team building, wieczory tematyczne i inne atrakcje), kulturalne wydarzenia (kino, teatr), catering oraz napoje i posiłki.
Nie budzi wątpliwości, że taka impreza kwalifikuje się jako koszt uzyskania przychodów, jeśli jej uczestnikami są jedynie osoby zatrudnione na umowy o pracę. W przypadku, gdy charakter spotkania zakłada budowanie pozytywnych relacji między pracownikami lub między pracodawcą a pracownikami w sposób, który rzeczywiście może przyczynić się do zwiększenia przychodów podatnika lub zachowania lub zabezpieczenia źródła jego przychodów, takie wydatki mogą zostać uznane za koszt podatkowy (wyrok NSA z 19.10.2022 r., II FSK 572/22). Należy jednak zaznaczyć, że imprezy sfinansowane z Funduszu Świadczeń Socjalnych (zfśs) nie podlegają uznanie za koszty podatkowe, gdyż są one odpisane od podatku (zob. art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).
W ramach tzw. kosztów pracowniczych można również zaliczyć wydatki związane z uczestnictwem w imprezach integracyjnych przez osoby towarzyszące pracownikom, gdyż wynikają one z związku pracy łączącego pracownika z pracodawcą (w przeciwnym razie członkowie rodzin lub osoby towarzyszące nie wzięłyby udziału w spotkaniu) (interpretacje KIS z 21.06.2018 r., 0111-KDIB2-3.4010.15.2018.3.KK, oraz 8.11.2019 r., 0113-KDIPT2-1.4011.429.2019.2.DJD).
Z kolei wydatki związane z udziałem współpracowników, podwykonawców lub osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne w tego rodzaju imprezach nie są uznawane za koszt uzyskania przychodów przez organy podatkowe. Zgodnie z oceną fiskusa, takie imprezy mają charakter reprezentacyjny, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W świetle tych przepisów, nie mogą one stanowić kosztu podatkowego, w szczególności jeśli dotyczą usług gastronomicznych, zakupu żywności lub napojów, w tym alkoholu.
Organy podatkowe są zdania, że organizacja imprez dla współpracowników ma na celu prezentację zasobności podatnika i kreowanie określonego wizerunku. Relacje między przedsiębiorcą a współpracownikami ograniczają się wyłącznie do aspektów biznesowych, a poprawa atmosfery współpracy nie ma bezpośredniego wpływu na przychody firmy (interpretacje KIS z 1.12.2022 r., 0111-KDIB1-1.4010.611.2022.3.BS, 10.11.2022 r., 0111-KDIB1-1.4010.607.2022.1.SG, oraz 21.06.2018 r., 0111-KDIB2-3.4010.103.2018.1.KB).
Dodatkowo, orzecznictwo sądowe potwierdza, że wydatki na spotkania o charakterze wyłącznie integracyjnym nie stanowią kosztów podatkowych ze względu na ich charakter reprezentacyjny (tak jak w przywołanym wyroku NSA z 19.10.2022 r.). Niemniej jednak, spotkania, które łączą cele integracyjne z elementami szkoleniowymi, mogą zostać zaklasyfikowane jako koszt podatkowy (zob. wyrok NSA z 8.12.2022 r., II FSK 1130/20).
Podsumowując, spółka może uznawać za koszt podatkowy wydatki na organizację imprezy firmowej w odniesieniu do uczestniczących pracowników (i osób towarzyszących). Natomiast w przypadku części wydatków poniesionych na współpracowników, organy podatkowe prawdopodobnie zakwestionują taką kwalifikację. Jednakże, jeżeli impreza ma charakter nie tylko integracyjny, ale również szkoleniowy, zgodnie z orzecznictwem NSA, spółka może uznać takie wydatki za koszt podatkowy (oczywiście biorąc pod uwagę ryzyko sporu podatkowego i konieczność ewentualnego dochodzenia swoich praw przed sądem).
Czy alkohol na imprezie integracyjnej może zostać zakwalifikowany w koszty uzyskania przychodu?
W okresach wiosnnym i jesiennym wiele firm organizuje spotkania integracyjne dla swoich pracowników. W obecnym roku, po okresie pandemii, przedsiębiorcy starają się powrócić do normalności i planują tego typu wydarzenia dla swojej kadry. Integracja często jest połączona ze szkoleniem pracowników. Pracodawcy oferują udział w takich spotkaniach zarówno swoim pracownikom i ich rodzinom, jak i współpracownikom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych, a także ich bliskim oraz firmom zewnętrznym, na przykład podwykonawcom. Pytanie, które się pojawia, dotyczy możliwości zaliczenia poniesionych na te cele wydatków, takich jak zakwaterowanie, wyżywienie czy nawet alkohol, do kosztów uzyskania przychodów firmy.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, wydatki na organizację spotkań szkoleniowych dla pracowników i ich rodzin mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Również organy podatkowe w dostępnych interpretacjach potwierdzają, że spotkania pracowników poza miejscem pracy, które pozwalają na oderwanie się od codziennych problemów firmowych i spędzenie czasu z bliskimi, sprzyjają poprawie komunikacji, umocnieniu więzi z pracodawcą oraz wpływają pozytywnie na integrację zespołu.
Jednak organy podatkowe podkreślają, że wydatki na alkohol udostępniany podczas spotkań integracyjnych nie będą uznawane za koszty uzyskania przychodów. Według fiskusa, wydatki na zakup alkoholu nie przyczyniają się bezpośrednio do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów firmy. Nawet jeżeli udostępnianie alkoholu jest zwyczajowo przyjętą praktyką i dostosowane jest do charakteru spotkania, nie stanowi to kosztu uzyskania przychodów. Administracja podatkowa uważa, że trudno jest uzasadnić wydatek na alkohol dla uczestników spotkania integracyjnego w kontekście osiągania celów takich jak poprawa relacji między pracownikami, zwiększenie motywacji do pracy czy budowanie lojalności wobec pracodawcy. Fundowanie bezpłatnego alkoholu jest uznawane za wydatek niezwiązany przyczynowo z osiągnięciem przychodu i nie może zostać uznane za koszt podatkowy.
Czy wydatki z ZFŚS (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych) można wrzucić w koszty uzyskania przychodu?
Jeżeli impreza dla pracowników została sfinansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to wydatki poniesione na jej organizację nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków pracodawcy poniesionych na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Wydatki na integrację firmową, a możliwość odliczenia podatku VAT.
W wyniku orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 kwietnia 2023 r., sygn. akt I FSK 239/20, ustalono, że wydatki poniesione na rozrywki dla pracowników nie uprawniają do odliczenia podatku VAT.
Inaczej ma się sytuacja z organizacją szkoleń dla pracowników. Czyli sytuacja w której wyjazd integracyjny zawiera w sobie programy szkoleń podnoszących efektywność pracowników.
Szkolenie na wyjeździe integracyjnym, a koszty uzyskania przychodu.
Zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, wydaną dnia 20 lutego 2015 r., oznaczoną sygn. ILPB1/415-1380/14-2/AN, ustala się, że w celu określenia, czy poniesione wydatki na szkolenie pracowników można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, konieczne jest dokonanie następujących ustaleń:
- Czy dane szkolenie ma związek z zdobywaniem wiedzy i umiejętności niezbędnych na zajmowanym przez pracownika stanowisku?
- Czy szkolenie służy jedynie podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia, nie mając bezpośredniego związku z zajmowanym przez pracownika stanowiskiem?
Ważnym kryterium umożliwiającym zaliczenie szkolenia pracownika do kosztów podatkowych jest zgodność kierunku kształcenia pracownika z profilem firmy, w której pracuje. Ostateczna ocena, czy szkolenie jest powiązane z pracą wykonywaną przez pracownika, spoczywa na pracodawcy.
W kontekście powyższego, jeśli wydatki na szkolenie pracownika przyniosą potencjalne korzyści dla pracodawcy, istnieje możliwość zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Czy wydatek na wyjazd integracyjny może stać się przychodem dla pracownika?
Zgodnie z interpretacją dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 31 maja 2023 r. (nr 0113-KDIPT2-3.4011.236.2023.2.GG), wydatek poniesiony przez pracodawcę ze środków obrotowych na pokrycie kosztów wyjazdu integracyjnego nie jest uznawany za przychód pracownika w kontekście nieodpłatnego świadczenia. W związku z tym, pracodawca jako płatnik nie jest zobowiązany do obliczania, pobierania ani wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Warto podkreślić, że przychodem ze stosunku pracy lub stosunków pokrewnych są wszelkie formy wypłat i świadczeń, które powodują powstanie przysporzenia majątkowego u podatnika i mają swoje źródło w związku pracownika z pracodawcą w ramach stosunku pracy lub stosunku pokrewnego. W skład przychodów pracownika wliczane są nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze i świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.
Podsumowanie.
Podsumowując, wydatki na imprezy integracyjne dla pracowników mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, o ile spełniają określone kryteria. Wszystkie pozostałe wydatki, takie jak alkohol czy imprezy dla współpracowników, nie będą uznane za koszty podatkowe. Ważne jest, aby zachować zgodność z przepisami podatkowymi i odpowiednio udokumentować celowość ponoszenia wydatków.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ).
Kiedy wydatki na wyjazd integracyjny można wrzucić w koszty uzyskania przychodu?
Odpowiedź: Wydatki na wyjazd integracyjny można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli są faktycznie ukierunkowane na poprawę atmosfery w miejscu pracy i integrację pracowników, co przyczyni się do zwiększenia efektywności pracy i generowania większych zysków dla firmy.Jakie wydatki mogą zostać wliczone w koszty uzyskania przychodu związane z wyjazdem integracyjnym?
Odpowiedź: Wydatki ponoszone przez pracodawcę na wyjazd integracyjny mogą obejmować zakup usług hotelowych (noclegi, wyżywienie), rozrywkowych aktywności (muzyka, warsztaty, gry team building, wieczory tematyczne), kulturalne wydarzenia (kino, teatr), catering, napoje i posiłki.Kogo można wliczyć w koszty uzyskania przychodu podczas wyjazdu integracyjnego?
Odpowiedź: Wyjazdy integracyjne mogą obejmować jedynie osoby zatrudnione na umowy o pracę. Natomiast wydatki związane z udziałem współpracowników, podwykonawców lub osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne nie podlegają uznaniu za koszt podatkowy.Czy alkohol na imprezie integracyjnej może zostać zakwalifikowany w koszty uzyskania przychodu?
Odpowiedź: Wydatki na zakup alkoholu na imprezie integracyjnej nie będą uznawane za koszty uzyskania przychodów. Administracja podatkowa uznaje, że udostępnienie alkoholu nie przyczynia się bezpośrednio do osiągnięcia przychodów firmy.Czy wydatki na wyjazd integracyjny sfinansowany z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów?
Odpowiedź: Wydatki na wyjazd integracyjny sfinansowany z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.Czy wydatki na organizację szkolenia podczas wyjazdu integracyjnego mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?
Odpowiedź: Jeśli szkolenie na wyjeździe integracyjnym jest związane z pracą wykonywaną przez pracowników i przynosi potencjalne korzyści dla pracodawcy, istnieje możliwość zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.Czy wydatek na wyjazd integracyjny może stać się przychodem dla pracownika?
Odpowiedź: Wydatek poniesiony przez pracodawcę ze środków obrotowych na pokrycie kosztów wyjazdu integracyjnego nie jest uznawany za przychód pracownika w kontekście nieodpłatnego świadczenia, co oznacza, że pracodawca nie musi odliczać od tego podatku dochodowego od osób fizycznych.Jakie wydatki na wyjazd integracyjny nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?
Odpowiedź: Wydatki na alkohol udostępniany podczas wyjazdu integracyjnego oraz wydatki sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.Czy impreza integracyjna mogąca przynieść korzyści dla firmy może zostać uznana za koszt podatkowy?
Odpowiedź: Tak, jeśli impreza integracyjna ma charakter nie tylko integracyjny, ale również szkoleniowy i przynosi potencjalne korzyści dla firmy, to wydatki na jej organizację mogą zostać uznane za koszt podatkowy.Jakie są kryteria umożliwiające zaliczenie szkolenia pracowników do kosztów uzyskania przychodów?
Odpowiedź: Aby zaliczyć szkolenie pracowników do kosztów uzyskania przychodów, należy sprawdzić, czy jest związane z pracą wykonywaną przez pracowników, czy pomaga w zdobywaniu wiedzy i umiejętności niezbędnych na zajmowanym przez nich stanowisku, oraz czy jest zgodne z profilem firmy. Ostateczna ocena spoczywa na pracodawcy.
