Strona główna > Organizacja imprez integracyjnych

Organizacja imprez integracyjnych

Organizacja integracji firmowej | Eventy integracyjne dla firm

Chcesz wzmocnić relacje w zespole i zmotywować pracowników do identyfikacji z firmą? Zależy Ci, aby poprawić jakość współpracy i zwiększyć osiągane efekty? Impreza integracyjna to doskonałe wsparcie dla współczesnego biznesu. Aby spełniła swoją rolę, nie może być nudna. Jak przygotować wydarzenie, które zachwyci wszystkich pracowników i długo będzie wspominane na biurowych korytarzach? Przepisem na sukces są: czas, umiejętności organizatorskie i duża dawka kreatywności. Menadżerowie, kierownicy lub osoby z firmowego sekretariatu nie zawsze podołają takiemu zadaniu. Nieznajomość branży eventowej, brak doświadczenia w tym zakresie oraz codzienne zadania służbowe (które muszą jednocześnie realizować) są dużym utrudnieniem. To sprawia, że zewnętrzna pomoc będzie strzałem w dziesiątkę. Zlecenie zadania specjalistom, dla których organizacja imprez integracyjnych jest codzienną pracą i pasją, to doskonały sposób, aby uniknąć sztampowego i nudnego spotkania, z którego pracownicy szybko zaczną wychodzić. Projekt Efektywny wychodzi naprzeciw oczekiwaniom – organizacja imprez firmowych jest naszą specjalnością. Odpowiedzialnie, kreatywnie i z pomysłem. Specjalnie dla osób, które zastanawiają się nad podjęciem współpracy, przygotowaliśmy poradnik. Pokazujemy w nim, krok po kroku, jak pracujemy, aby uzyskać najlepsze efekty.

KATALOG PROPONOWANYCH ATRAKCJI

GRY INDOOR

GRY OUTDOOR

IMPREZY TEMATYCZNE

TEAM BUILDING

JAK PRZEPROWADZAMY ANALIZĘ POTRZEB KLIENTA?

Pierwszym krokiem współpracy jest analiza potrzeb Klienta. Poznajemy specyfikę przedsiębiorstwa i jego styl pracy, przeprowadzamy szczegółowy wywiad z osobą odpowiedzialną w firmie za organizację eventu i dopiero na tej podstawie ustalamy, jakie cele ma spełnić impreza. Jako organizator imprez integracyjnych doskonale wiemy, że scenariusz wydarzenia musi zostać dopasowany do kultury organizacyjnej konkretnej jednostki i powinien zaspokajać różne potrzeby. Event może pomóc nowym pracownikom poznać resztę zespołu (takie rozwiązanie dobrze sprawdza się po większej rekrutacji) lub poprawić relacje pomiędzy osobami z różnych działów, które na co dzień mają ze sobą niewielką styczność. Integracja doskonale sprawdzi się również, aby usprawnić komunikację w firmie poprzez nawiązanie relacji pomiędzy pracownikami, a kadrą menadżerską na mniej formalnym gruncie. Wyjazdy integracyjne to dobry sposób na odpoczynek i regenerację sił potrzebną do świeżego spojrzenia na firmowe projekty i do realizacji biznesowych wyzwań.

Nasz Klient może mieć jednak także inne potrzeby. Organizacja imprez firmowych to dobry sposób na motywację do realizacji ważnego projektu (wtedy imprezy stają się nagrodą za uzyskany efekt), pozwalają uczcić ważny jubileusz lub podpisanie intratnego kontraktu czy otworzenie kolejnego oddziału spółki. Uroczysty event idealnie sprawdzi się jako promocja nowego produktu lub reklama marki (wtedy, oprócz pracowników, zaprasza się kluczowych kontrahentów). Istnieje również możliwość połączenia organianizacji imprez firmowych ze szkoleniami, które pozwolą poszerzyć kompetencje zespołu, odświeżyć branżową wiedzę lub poznać nowinki (wtedy można połączyć np. klasyczny bankiet lub grill z konferencją bądź zamkniętym szkoleniem).

JAK WYZNACZAMY CELE?

Gdy poznamy potrzeby firmy, które ma zaspokoić organizacja imprezy firmowej, należy je przekuć w jasno określone cele. W nauce o planowaniu stosuje się kilka „żelaznych” zasad, które określają dobrze dobrane cele. Powinny one być:

konkretne – wyraźnie określone, mieć w miarę wąski zakres,
mierzalne – cel warto określić tak, aby dało się zmierzyć stopień jego realizacji,
osiągalne – zbyt ambitne plany lub dużo różnych celów, szybko może doprowadzić do utraty wiary w realizację,
realne – cel powinien stanowić wyzwanie (gdy będzie zbyt prosty, nie będziemy efektywnie dążyć, aby go osiągnąć), ale i ma powodować konkretną zmianę w firmie (ważną z punktu widzenia wcześniejszych potrzeb),
określone w czasie – określenie ostatecznego terminu doskonale motywuje do efektywnego działania.

Organizacja imprez integracyjnych ma nieco inny charakter niż event promocyjny produktu czy branżowe szkolenie, dlatego nie zawsze da się określić bardzo wąskie i konkretne cele, których osiągnięcie będzie dokładnie mierzalne i wyznaczone w czasie. Nie oznacza to jednak, że wyjazdy firmowe możemy przygotowywać bez wypisania konkretnych celów.

Nasz zespół doskonale zna zasady najlepszej organizacji imprez integracyjnych i bierze je pod uwagę podczas wyznaczania celu wydarzenia planowanego dla swoich Klientów. Gdy wspólnie ustalimy, że najważniejszą potrzebą przedsiębiorstwa jest usprawnienie wewnętrznej komunikacji, przygotowujemy specjalne warsztaty z grami komunikacyjnymi. Naukę pracy grupowej doskonale wesprą terenowe gry typu team building, które uczą zasad panujących w grupie i pokazują podstawowe role przyjmowane przez jej członków. Wieczory tematyczne, imprezy scenariuszowe i wyjazdy firmowe (turystyka biznesowa, wyjazdy narciarskie) to doskonała baza do budowy wspólnych wspomnień, które pozwalają pogłębić relacje w firmie.

JAK WYBRAĆ FORMĘ I RODZAJ IMPREZY?

Po przeanalizowaniu potrzeb przedsiębiorstwa i ustaleniu konkretnych celi, które ma spełnić organizacja imprez firmowych, należy wybrać formę wydarzenia. Forma imprezy to rodzaj aktywności w czasie eventu (np. bankiet, koncert, wyjście do SPA, prelekcja, gry szkoleniowe, team building). Rodzaj imprezy zawsze dobieramy pod kątem jej tematyki. Szczególną wagę przykładamy do tego, aby organizacja imprez integracyjnych spełniała cel wydarzenia, dlatego firmom, którym zależy na poprawie relacji w zespole i integracji pracowników z różnych działów, nie polecimy sztywnego bankietu, koncertu muzyki klasycznej czy wieczorku poetyckiego, ale np. wycieczkę do znanego kurortu połączoną ze spływem kajakowym i ogniskiem czy integracyjnymi grami w terenie. Wyjazd quadami nie sprawdzi się zaś na uroczysty jubileusz przedsiębiorstwa, mający na celu pochwalenie się sukcesami przed kontrahentami (w tym przypadku elegancki bankiet będzie lepszym rozwiązaniem).

Organizując imprezy integracyjne, prócz tematyki i celu imprezy, pod uwagę bierzemy również temperament zespołu (np. w mniejszych jednostkach, których pracownicy nie stanowią połączenia wielu różnych osobowości) oraz to, jaką formę miały wcześniejsze eventy. Dbamy, aby wydarzenia było oryginalne, niepowtarzalne i atrakcyjne dla odbiorców. Formy organizowanych imprez integracyjnych nie mogą być jednostajne – zawsze doradzamy naszym Klientom łączenie różnych aktywności (ruchowych ze spokojniejszymi, rozrywek na zewnątrz z tymi w pomieszczeniach, zwiedzania z konkursami karaoke itp.). Takie urozmaicenie powoduje, że cały czas dzieje się coś nowego, uczestnicy się nie nudzą, ale zarazem mają czas, aby nieco odpocząć.

JAK POMAGAMY WYBRAĆ GRUPĘ PRACOWNIKÓW LUB GOŚCI?

Kolejnym krokiem jest przygotowanie listy pracowników i gości. Organizacja imprez firmowych wymaga rezerwacji miejsca, atrakcji, cateringu. Wiele z tych elementów przeliczane jest na osobę (np. liczba miejsc siedzących czy quadów), dlatego spis uczestników wydarzenia to podstawa. Zanim przygotujemy ostateczną listę, warto rozważyć, czy w evencie wezmą udział wyłącznie pracownicy przedsiębiorstwa, czy zaprosimy również osoby z zewnątrz (np. kluczowych kontrahentów, przedstawicieli mediów itp.). Naszym Klientom zawsze pomagamy ocenić, czy dodatkowe osoby na imprezie są dobrym pomysłem. W przypadku, gdy zależy im na integracji zespołu, poprawie komunikacji lub motywacji pracowników, sprawdzą się gry integracyjne dla pracowników przeznaczone głównie dla firm. Na eventy promujące nowy produkt lub będące okazją do świętowania (jubileuszu, ważnego kontraktu), warto zaprosić kontrahentów i potraktować imprezę jako dodatkową okazję do wzmacniania wizerunku marki. Zależy nam, aby najlepiej wykorzystać budżet przeznaczony na organizację imprezy integracyjnej, dlatego często doradzamy firmom, aby przygotowały listę, na którą wpiszą się pracownicy deklarujący udział w imprezie. To pozwoli uniknąć rezerwowania noclegów, stolików i cateringu dla osób, które zrezygnują z wyjazdu.

ORGANIZACJA IMPREZY FIRMOWEJ, A BUDŻET

Wyjazdy integracyjne i organizacja imprez firmowych to nasza specjalność. Bogate doświadczenie pozwoliło nam poznać branżę eventową od podszewki, co ma duży wpływ nie tylko na ciekawe propozycje niezapomnianych imprez, ale i szybkie oraz precyzyjne szacowanie budżetu. Po ustaleniu celów imprezy, dopasowaniu do nich formy wydarzenia oraz liczby uczestników, przychodzi czas na sporządzenie kosztorysu. Projekt Efektwny pomoże Wam przebrnąć przez ten trudny krok i możliwie, jak najkorzystniej zoptymalizować wydatki. Mamy bazę ciekawych miejsc i atrakcji, możemy negocjować stawki, posiadamy sprawdzonych podwykonawców. Znamy się wyjątkowo dobrze na organizacji imprez integracyjnych, to nasze życie i pasja.

Na początku ustalamy z Klientem szacunkową wysokość środków, które ma dyspozycji (chce przeznaczyć na organizację eventu). Nie musi to być konkretna kwota, ale bez widełek trudno rozpocząć planowanie, ponieważ organizacja imprezy firmowej może być zakrojona na szeroką lub wąską skalę, co się wiąże z ogromnymi różnicami w wydatkach. Imprezy niskobudżetowe wymagają większej kreatywności podczas realizacji planu, ale często mogą okazać się równie ciekawe, jak drogie eventy. Wyższy budżet daje zaś większe pole do popisu – można zamówić oryginalne atrakcje, wybrać luksusowy hotel bądź restaurację, zaprosić znanego DJ-a itp.

Gdy Klient poda nam szacunkową kwotę, sporządzamy kosztorys dzielący wydatki na konkretne kategorie. W jego skład wchodzą m.in.:

koszty podróży i noclegów (w przypadku imprez wyjazdowych),
wynajem sali,
oprawa muzyczna (np. wynajem zespołu, DJ-a),
wynajem animatorów, wodzireja, fordanserek,
wynajem sprzętu (oświetlenie, profesjonalne nagłośnienie),
zaproszenia i inne materiały (np. dekoracje, kwiaty na stoły itp.),
catering (posiłki zimne i gorące, desery, napoje),
obsługa kelnerska i barmańska (gdy nie zaplanujemy np. szwedzkiego stołu),
atrakcje na imprezę.

Po podsumowaniu szacunkowych cen, dodajemy około 5-10% rezerwy na niespodziewane wydatki. Zawsze staramy się tworzyć budżet, który nie będzie napięty do granic możliwości, aby niespodziewane wydarzenia nie zniszczyły planów. Jako doświadczony organizator imprez firmowych, możemy przygotować 3 różne wersje budżetu – realny, oszczędny i droższy (z tzw. przytupem). Kosztorys realny wpisze się we wstępną sumę oszacowaną przez Klienta, w wersji oszczędnej odejmujemy około 20%, a w wersji droższej dodajemy 20%. Takie rozwiązanie polecamy dużym korporacjom, gdy budżet imprezy integracyjnej będzie przechodził np. weryfikację przez zarząd. Kosztorys ten może stać się dla pracowników argumentem, aby wynegocjować więcej środków na imprezę.

CZAS I MIEJSCE IMPREZY INTEGRACYJNEJ

Wybór czasu i miejsca jest jednym z kluczowych czynników podczas planowania imprezy. Specjalnością Projektu Efektywnego jest zarówno organizacja imprez integracyjnych na miejscu (blisko siedziby klienta), jak i wyjazdy integracyjne do najbardziej atrakcyjnych kurortów turystycznych Polski oraz Europy (m.in. znane ośrodki narciarskie). Posiadamy rozbudowaną bazę sprawdzonych hoteli, centrów konferencyjnych i innych miejsc dopasowanych do organizacji eventów.

Pomagamy Klientom dobrać obiekty idealnie pasujące do formy imprezy i jej klimatu. Ważne, aby logistyka była maksymalnie prosta, dojazd nie sprawiał uczestnikom problemów, ilość miejsca odpowiadała liczbie gości, a dostępne atrakcje wpisały się w scenariusz wydarzenia. Wspólnie przygotowujemy listę wymogów, które powinien spełnić obiekt, aby zabawa była udana. Pod uwagę bierzemy między innymi:

jakość usług oraz ich dopasowanie do kategorii obiektu,
lokalizację obiektu (dogodny dojazd, walory turystyczne okolicy, odległość od placówek oferujących usługi dodatkowe, położenie w górach, nad jeziorami, morzem czy wokół lasów),
rozwiązania logistyczne (wielkość sal bankietowych lub konferencyjnych, profesjonalne nagłośnienie i oświetlenie, dostępność kawiarni, baru, restauracji, miejsc parkingowych, atrakcyjnych terenów zielonych przylegających do obiektu itp.),
dostępność usług cateringowych,
jakość obsługi,
poziom współpracy z koordynatorami zajmującymi się stałą obsługą eventu,
dostępność basenu, SPA, terenów pod scenariusze typu outdoor, miejsc na grilla lub ognisko,
dodatkowe atrakcje w okolicy (strzelnice, kręgielnie itp.).

Dbamy, aby organizacja imprez firmowych była w pełni profesjonalna, dlatego każdy obiekt sprawdzamy pod kątem konkretnej imprezy. Podczas imprezy tanecznej musi być możliwość podłączenia profesjonalnego oświetlenia scenicznego i sprzętu muzycznego, na warsztatach nie może zabraknąć multimediów, a zakończenie kuligu po górach bez przestronnego miejsca na ognisko raczej nie wchodzi w grę. Dużą wagę przykładamy również do doboru najlepszego terminu imprezy. Firmy zwykle rezerwują w tym celu weekendy. Wtedy obiekty hotelowe mają duże obłożenie, dlatego sprawdzamy ich dostępność w wybranym dniu.

Doradzamy, aby przeprowadzić krótką ankietę wśród pracowników przedsiębiorstwa i wspólnie ustalić, jaka data wszystkim najbardziej pasuje. Warto sprawdzić, czy firmowy harmonogram nie przewiduje w danym terminie innych ważnych wydarzeń (dopinanie kluczowych projektów, wprowadzanie nowego oprogramowania, rozliczenia miesiąca itp.). Na frekwencję niekorzystnie wpłyną także dni świąteczne i długie weekendy, kiedy pracownicy często planują wyjazdy rodzinne lub wypady z przyjaciółmi.

OFERTA ATRAKCJI NA IMPREZY INTEGRACYJNE

Doskonale wiemy, że organizacja imprez firmowych to nie tylko dobra logistyka, ale także duża dawka kreatywności. Urozmaicone scenariusze i brak jednostajności są gwarancją sukcesu, dlatego gościom zawsze polecamy szereg dodatkowych pomysów na imprezy. Firmowe imprezy integracyjne możemy wzbogacić m.in. o:

biesiady i bankiety,
wspólne grillowanie lub ogniska,
spokojne pikniki w plenerze,
niezwykłe rejsy statkami wycieczkowymi,
rejsy rybackie i wyprawy na dorsza,
spływy kajakowe,
kursy jazdy konnej,
wycieczki rowerowe,
fabularne gry integracyjne dla pracowników,
gry terenowe (team building),
off road, quady, rozrywki motoryzacyjne,
manewry wojskowe,
warsztaty (samoobrony, rzucania palenia, kulinarne, uwodzenia itp.),
koncerty i festyny,
wieczory tematyczne (m.in. Dziki Zachód, Beach Party, Militarny, w stylu PRL),
dyskoteki,
nocne trasy po najlepszych klubach muzycznych,
pokazy barmańskie i pokazy tańca.

IMPREZY INTEGRACYJNE - CATERING I INNE FORMY WYŻYWIENIA

Na firmowej imprezie nie może zabraknąć dobrego cateringu. W przypadku Klientów, którzy zamawiają wyjazdy firmowe do znanych hoteli (w Polsce lub Europie), dbamy nie tylko o ciekawy program imprez, ale i całodzienne wyżywienie (najczęściej posiłki są zarezerwowane w hotelowej restauracji). Dokładnie sprawdzamy przykładowe menu danego lokalu, aby Klienci mogli ocenić, czy im ono odpowiada.

Interesuje Cię organizacja imprezy firmowej w plenerze, elegancki bankiet lub event z atrakcjami typu outdoor? W tym przypadku również dbamy o smaczny catering. Zawsze dopasowujemy go do charakteru i klimatu imprezy. Dbamy, aby na wieczorze tematycznym w stylu PRL-u nie zabrakło hitów kuchni staropolskiej (bigos, sałatka jarzynowa, śledzik itp.), a w przypadku eleganckiego bankietu pomagamy dobrać menu dopasowane do wymogów Klienta. Gorące dania, tzw. zimna płyta, pyszne sałatki, ciasta i desery, zimne i ciepłe napoje to tylko niektóre z propozycji na tego typu imprezy.

Gry terenowe możemy urozmaicić o piknik (wtedy menu dopasowane jest do tego typu imprezy i opiera się głównie na przekąskach, które można jeść bez użycia sztućców) lub grill. Wyprawa narciarska w góry czy kulig będzie zakończony np. ogniskiem z pieczeniem prosiaka i regionalnymi specjałami. Chcesz połączyć firmowe imprezy integracyjne ze szkoleniem team building? Zadbamy, aby w programie imprezy znalazł się pyszny lunch i przerwa kawowa.

Dokładnie sprawdzamy dostawców, dopasowujemy menu do wymogów Klienta (możemy zamówić np. dania wegetariańskie, potrawy kuchni japońskiej czy orientalne przysmaki), dbamy, aby posiłki były pyszne, aromatyczne i ładnie podane. Sprawdzamy, by menu było możliwie, jak najbardziej urozmaicone, ponieważ poszczególne potrawy nie wszystkim przypadną do gustu i nikt nie lubi monotonii (niestety niektóre hotele o tym zapominają, serwując swoje specjalności codziennie). Wspólnie z Klientem ustalamy sposób podania potraw. Na luźniejsze imprezy polecamy tzw. szwedzki stół, a na wystawny bankiet zamawiamy obsługę kelnerską i barmańską (często jest to zespół obiektu, w którym odbywa się impreza, współpracujący z naszym koordynatorem).

W JAKI SPOSÓB PLANUJEMY HARMONOGRAM IMPREZY?

Organizacja imprez integracyjnych wymaga przygotowania dobrego planu przedsięwzięcia. Szczegółowy harmonogram pozwala dopiąć na ostatni guzik kwestie organizacyjne i rozplanować atrakcje w taki sposób, aby uczestnicy nie nudzili się, a jednocześnie mieli czas na posiłki i odpoczynek. Taka rozpiska to także doskonały materiał marketingowy – atrakcyjny plan imprezy na pewno zwiększy jej frekwencję. Jak wygląda planowanie eventu przez Projekt Efektywny?

Pierwszym krokiem jest określenie wstępnych ram czasowych. W przypadku, gdy Klient wybiera wyjazd integracyjny, ustalamy dokładny czas i miejsce zbiórki (np. pod firmą, na dworcu czy w innym miejscu skąd rozpocznie się podróż). Ustalamy również moment zakończenia imprezy (nie jest to wyjazd z hotelu, ale czas, gdy grupa znajdzie się na końcowym przystanku). Ramy czasowe pozwalają określić czas, który mamy do dyspozycji i wypełnić harmonogram atrakcjami.

Sam plan imprezy jest uzależniony od jej formy – najważniejsze wydarzenia (niejako przewodnie atrakcje eventu) uwzględniamy w pierwszej kolejności. Gdy Klient zamawia wyjazdy integracyjne na narty, to właśnie czas spędzony na stoku trafia jako pierwszy do harmonogramu. W przypadku wycieczek integracyjnych jest to określenie miejsc, które będą zwiedzane (wraz z listą zabytków, muzeów i innych atrakcji na trasie). W przypadku, gdy organizacja imprezy firmowej ma stać się okazją do uczczenia ważnego kontraktu, jako pierwszy wpisujemy np. uroczysty bankiet dla pracowników i kontrahentów.

Kolejnym krokiem jest uwzględnienie atrakcji dodatkowych. Do harmonogramu imprezy trafia więc data i godzina rozpoczęcia pikniku, grilla, gier tematycznych, gier w terenie (team buildingu), wypadu na quady, meczu paintballa, wyjścia na strzelnicę, wizyty w SPA oraz innych atrakcji, które mają urozmaicić event. W planie uwzględniamy także pory posiłków oraz czas wolny (np. podczas wycieczki uczestnicy mogą wtedy kupić pamiątki, iść do miejscowej knajpki spróbować regionalnych specjałów, wypić wspólnie kawę itp.). Dbamy, aby organizowane wyjazdy firmowe spełniły oczekiwania wszystkich uczestników i były dopracowane w najdrobniejszych szczegółach, dlatego podczas układania harmonogramu zawsze:

konsultujemy wszystkie punkty programu z podwykonawcami (hotel, obsługa kelnerska, zespół muzyczny, DJ, animatorzy, przewodnicy, obsługa obiektów rozrywkowych),
przyjmujemy granice tolerancji czasowej – doświadczenie pokazuje, że nieprzewidziane sytuacje mogą zdarzyć się zawsze,
nie wypełniamy dnia atrakcjami, co do minuty – doskonale wiemy, że uczestnicy imprezy muszą mieć swobodę, ponieważ integracja to okazja do zabawy i wypoczynku,
przeplatamy aktywności – w planie uwzględniamy, że po intensywnym meczu paitbala czy wyprawie quadami po bezdrożach imprezowicze muszą odrobinę odpocząć (np. podczas ogniska, grilla, wieczoru tematycznego),
nie trzymamy się sztywnych reguł (nawet podczas najlepiej dopracowanej imprezy uczestnicy mogą mieć własne pomysły na rozrywki).

W JAKI SPOSÓB PRZYGOTOWUJEMY PLAN B / AWARYJNY?

Dbamy, aby organizacja imprez firmowych była w 100% profesjonalna i wydarzenie nie obfitowało w nieprzewidziane sytuacje. Niestety branża eventowa niewiele ma wspólnego z matematyką i tutaj nawet najlepsza analityka, plan i sprawdzone miejsca mogą (niezależnie od organizatora) nie zagwarantować sukcesu.

Obawiasz się, że nie dopisze pogoda i gry w terenie się nie udadzą? Staramy się być maksymalnie efektywni, dlatego zawsze przygotowujemy plan B. Dodatkowe atrakcje sprawią, że nawet wydarzenia losowe nie zepsują eventu, a firmowy wyjazd integracyjny będzie udany. Nasi koordynatorzy to osoby tryskające energią i pomysłami – już nie jeden raz uratowaliśmy sytuacje z pozoru beznadziejne, przeistaczając je w znakomitą zabawę. Na bieżąco jesteśmy w kontakcie z obiektem, w którym odbywa się impreza oraz z innymi podwykonawcami. W razie potrzeby, możemy przedłużyć konferencję, przesunąć porę obiadu w restauracji czy skrócić część muzyczną, aby sytuacje losowe nie wpłynęły na przebieg eventu.

JAK POMAGAMY KLIENTOM W PROMOCJI WYDARZENIA?

Gwarancją udanej imprezy są jej uczestnicy. Gdy frekwencja będzie znikoma, nie pomoże luksusowy hotel i najlepsze atrakcje, dlatego pomagamy naszym Klientom w promocji wydarzenia. Organizacja imprezy firmowej wymaga odpowiedniego marketingu – przygotowania estetycznych i pomysłowych plakatów, ulotek, zaproszeń. Duże plakaty informujące o dacie i miejscu imprezy, jej programie i atrakcjach mogą znaleźć się w firmowej recepcji, sekretariacie lub innym miejscu, które gromadzi najwięcej pracowników. Ulotki mogą trafić do kierowników poszczególnych działów, którzy rozdadzą je swoim podwładnym. Wolisz, aby wydarzenie było bardziej prestiżowe? Imienne zaproszenia to dobry sposób, aby docenić pracowników firmy, którzy poczują się wyróżnieni (to na pewno wzmocni ich identyfikację z marką w równym stopniu, co same wyjazdy integracyjne). Takie zaproszenia doskonale sprawdzą się również dla kluczowych kontrahentów i współpracowników organizacji.

Projekt Efektywny pomaga swoim Klientom dobrać najlepsze sposoby promocji eventu (dopasowane do wysokości budżetu). Możemy:

zadbać o efektowne materiały drukowane,
dostarczyć harmonogram imprezy do umieszczenia na firmowej stronie,
zredagować ciekawy komunikat do opublikowania na firmowym fanpage na FB.

Chcesz, aby wydarzenie miało charakter publiczny (np. było w formie pikniku rodzinnego dla pracowników i kontrahentów)? Możemy doradzić narzędzia reklamowe pomagające relacjonować Twój event na żywo.

PODSUMOWANIE ORGANIZACJI IMPREZY INTEGRACYJNEJ

Dbamy, aby organizacja imprez integracyjnych była nie tylko okazją do znakomitej zabawy, ale i pozwalała osiągnąć cele określone przez dane przedsiębiorstwo. Po zakończeniu wydarzenia, pomagamy Klientowi sprawdzić, czy wcześniej określone założenia zostały osiągnięte. Takie działanie określane jest terminem ewaluacji. Jak podsumowujemy event Ewaluacja zależy od wcześniej wybranych celów i charakteru imprezy. Wyjazdy integracyjne mają na celu przede wszystkim poprawić relacje w zespole, polepszyć wewnętrzną komunikację i ułatwić pracę grupową, dlatego proponujemy przeprowadzenie krótkich ankiet, które pracownicy wypełnią przed i po imprezie. Takie ankiety powinny być anonimowe. Możemy w nich zapytać:

Na ile procent oceniasz jakość współpracy w zespole?
Czy dobrze czujesz się w swojej grupie roboczej?
Jak oceniasz współpracę z pracownikami innych działów (np. w skali od 1 do 10)?

Gdy wyjazdy firmowe były połączeniem integracji i szkoleń, warto wykonać tekst ze zdobytych umiejętności. W przypadku imprez łączących integrację z promocją nowego produktu, możemy pomóc Ci zmierzyć wzrost sprzedaży, zapytań ofertowych lub zainteresowanie w Social Mediach.

JAKI RODZAJ IMPREZ MAMY DO WYBORU?

Ofertę organizacji imprez integracyjnych podzieliliśmy na kilka kategorii. Poszczególne rodzaje imprez różnią się:

celem, który pozwalają osiągnąć,
przebiegiem,
rodzajem atrakcji.

Klienci Projektu Efektywnego mogą wybrać:

I. Imprezy integracyjne i team buildingowe.

Celem takich imprez jest stworzenie zgranego zespołu, który potrafi ze sobą współpracować, poprawienie wewnętrznej komunikacji w firmie oraz uzyskanie lepszych efektów wspólnej pracy. Eventy opierają się wtedy na grach, zabawach i konkurencjach, które pozwalają w naturalny sposób wyłaniać lidera grupy, uczą wspólnego działania w celu osiągnięcia efektu. Dodatkowa część rozrywkowa buduje zaś wspólne wspomnienia, które doskonale poprawiają relacje interpersonalne w firmie.

II. Imprezy promujące produkty lub usługi

Organizacja imprez integracyjnych wspiera identyfikację marki oraz wspomaga promocję nowych produktów bądź usług. W tym przypadku, imprezy mają zwykle charakter publiczny, są na nie zapraszani dotychczasowi lub potencjalni Klienci i kontrahenci. Mogą to być festyny, pikniki rodzinne z konkursami (produkt doskonale sprawdzi się jako nagroda), koncerty oraz inne wydarzenia w plenerze.

III. Szkolenia

Wyjazdy integracyjne można połączyć ze szkoleniami. W tym przypadku, zdobywanie nowych umiejętności, rozszerzanie kompetencji i uprawnień stanie się bardziej efektywne, dzięki połączeniu wiedzy (wykłady, prelekcje, zadania w grupach) z częścią rozrywkową. To sprawi, że szkolenia nie będą już nudnym obowiązkiem, ale wydarzeniem, na które pracownicy czekają.

IV. Impreza rozrywkowa dla pracowników

Typowo rozrywkowe imprezy dla pracowników to doskonała nagroda za realizację ważnego projektu czy podpisanie intratnego kontraktu. Ich organizacja może również wiązać się z wydarzeniami sezonowymi – Dniem Dziecka, Wigilią, Mikołajkami. Taka impreza sprawi, że pracownicy poczują się docenieni, co na pewno przełoży się na ich identyfikację z przedsiębiorstwem i wydajniejszą pracę.

JAKIE DODATKOWE ATRAKCJE MOŻEMY WDROŻYĆ NA IMPREZACH?

Dbamy, aby wyjazdy firmowe nie wiały nudą, dlatego przygotowujemy szeroki wybór dodatkowych atrakcji. Planujesz wypad integracyjny, motywacyjną wycieczkę lub wyjazd na konferencję i szkolenie? Niezależnie od tego, jaki typ imprezy Cię interesuje, możemy uatrakcyjnić wyjazd o dodatkowe punkty programu, które sprawią, że wydarzenie na długo pozostanie w pamięci pracowników oraz kontrahentów.

W ofercie Projektu Efektywnego znajdziesz:

I. Gry scenariuszowe.

To znakomita zabawa, która pozwoli Twoim pracownikom cofnąć się w czasie i poczuć beztroskę dzieciństwa. Zespół może zamienić się w superbohaterów walczących z ciemnymi charakterami, detektywów tropiących mordercę, szpiegów, którzy mają zdobyć tajne plany, łowców wampirów czy członków parlamentu podejmujących kluczowe dla państwa decyzje. Poszczególne gry integracyjne wspierają cele imprezy (integrację, komunikację, zdobywanie nowych kompetencji).

II. Off road, quady, rozrywki motoryzacyjne

Przejażdżki qudami lub terenówkami po bezdrożach to doskonałe uzupełnienie szkolenia lub konferencji. Dostarczają one dreszczyk emocji i staną się miłym przerywnikiem dla długich wykładów. Z powodzeniem można je wykorzystać także jako dodatek do imprez promocyjnych – kontrahenci na pewno je docenią. Pojazdy mechaniczne na imprezy zrobią wrażenie na wielu osobach.

III. Spływ kajakowy

Spływ kajakiem to świetne uzupełnienie wyjazdów integracyjnych (np. na Mazury). Połączenie pięknej przyrody wokół, ruchu na świeżym powietrzu i dreszczyku emocji gwarantuje niezapomniane przeżycia i doskonale buduje wspólne wspomnienia zespalające pracowników. Organizacja imprez integracyjnych powinna brać pod uwagę atrakcje rekreacyjne.

IV. Team building

Wyjazdy firmowe uzupełnione o team buildig znakomicie sprawdzą się we wszystkich firmach, które mają problem z komunikacją wewnętrzną lub chcą poprawić relacje wśród pracowników działów, które dopiero mają ze sobą podjąć współpracę. Konkurencje i zabawy w terenie poprawiają relacje i uczą, jak działać, aby osiągnąć wspólny cel.

V. Wieczory tematyczne

Wieczory tematyczne stanowią idealne uzupełnienie imprez rozrywkowych i motywacyjnych dla pracowników. Sprawiają, że zwyczajne spotkanie w miejscowym hotelu czy restauracji nabiera zupełnie nowego charakteru. Marzy Ci się podróż do czasów PRL-u? A może chcesz poczuć się niczym na gali gwiazd, tańczyć w rytmie najnowszych hitów Hip Hopu lub odwiedzić imprezę na hawajskiej plaży? Z Projektem Efektywnym to jest możliwe!

VI. Festyn / koncert

Festyny i koncerty sprawdzą się jako imprezy publiczne – wspierające reklamę marki, promocję nowych produktów lub usług bądź będące okazją do świętowania ważnego jubileuszu. Wolisz kameralne występy w lokalu? A może Twoja firma chce zaprosić znaną gwiazdę pop? Pomożemy Ci zorganizować imprezę integracyjną Twoich marzeń.

VII. Bankiet

Organizując imprezę integracyjną warto pamiętać o bankiecie. To elegancka część imprezy, która doskonale sprawdzi się podczas firmowego jubileuszu, jako uwieńczenie podpisania ważnego kontraktu lub sposób na poszerzenie kontaktów biznesowych.

VIII. Grill / catering

Grill dobrze uzupełni firmowy piknik w plenerze (np. dla pracowników i ich rodzin). Można go wykorzystać również jako zakończenie szkolenia, konferencji lub imprezy integracyjnej typu outdoor. Pyszne jedzenie i nieformalna atmosfera pomogą pracownikom nawiązać relacje na bardziej towarzyskim gruncie.

4.6/5 - (52 votes)