Jak zabezpieczyć event outdoor przed deszczem? Historia jednej chmurki z Krynicy.
Data realizacji: 06.09.2014
Lokalizacja: Hotel Czarny Potok Resort SPA & Conference *****
Rodzaj eventu: Event militarny (custom)
Liczba uczestników: 120 osób
Profil grupy: branża IT
Przenieśmy się do Krynicy Zdroju i do roku 2014. Grupa liczyła 120 osób, klient z branży IT, środek gór i nagłe oberwanie chmury, którego nie przewidziały prognozy. Z tego artykułu dowiesz się, dlaczego w branży eventowej „szczęście” to tak naprawdę efekt chłodnej kalkulacji oraz jak jedna, podjęta po cichu decyzja, może uratować budżet i morale całego zespołu.
Spis treści:
🌲Dynamiczny zespół IT w sercu Beskidów.
Był czerwiec 2014 roku, kiedy zacząłem rozmowy z Panią Joanną, przedstawicielką prężnie rozwijającej się firmy IT. Cel był jasny: organizacja wyjazdu integracyjnego z mocnymi akcentami outdoorowymi. Młody, pełen energii zespół potrzebował czegoś więcej niż zwykłego spaceru po górach – szukali dynamicznej, a zarazem edukacyjnej formy integracji.
Po analizie potrzeb postawiliśmy na scenariusz „Manewry militarne”. To wymagający format, w którym uczestnicy podzieleni na grupy zadaniowe zbierają punkty na różnych stacjach. Na miejscu przygotowaliśmy m.in.:
ściankę wspinaczkową,
budowanie profesjonalnych noszy,
naukę rozpalania ognia,
stanowisko z pierwszą pomocą,
„sieć pajęczą”,
- strzelectwo,
- podłączanie wojskowego telefonu.
Wybór padł na Hotel Czarny Potok w Krynicy, który dysponuje świetnym terenem rekreacyjnym blisko lasu. Jednak to, co podczas pierwszego rekonesansu przykuło moją największą uwagę, to obszerna, klimatyczna karczma stojąca tuż obok pola eventowego.
🏠Intuicja czy doświadczenie? Dlaczego wynająłem karczmę „po cichu”.
Zasada numer jeden doświadczonego eventowca: jeśli planujesz wydarzenie w plenerze, analiza prognozy pogody na kilka dni przed imprezą to Twój święty obowiązek. Brak planu awaryjnego to hazard, na który profesjonalna agencja nie może sobie pozwolić. Idealnym negatywnym przykładem są realizacje typu Pimp my wreck, które niektórzy ryzykanci próbują robić bez namiotów, mimo że prognozy sugerują przelotne opady.
Mając na koncie lata doświadczeń w górach, wiedziałem jedno: pogoda w Beskidach bywa nieobliczalna. Postanowiłem dopłacić wtedy niewielką kwotę i wynająć karczmę jako „bezpiecznik”, nie informując o tym nawet klienta. Z hotelem ustaliliśmy, że mamy to miejsce do dyspozycji, a jeśli pojawi się inny klient na wieczorną biesiadę, po prostu podzielimy się przestrzenią czasowo. Ta decyzja miała nam dać gwarancję ukończenia scenariusza bez względu na warunki.
⛈️Anatomia załamania pogody: Ta jedna, „podrzucona” chmura.
W dniu eventu, 6 września 2014 roku, Krynica przywitała nas pięknym, słonecznym porankiem. Wszystkie trzy niezależne źródła meteo (pamiętaj: zawsze sprawdzaj więcej niż jedną prognozę!) zapowiadały ciepły, wrześniowy dzień.
Scenariusz wystartował zgodnie z agendą, a uczestnicy z Katowic z wielkim zaangażowaniem rzucili się w wir zadań. Po około 1,5 godziny zabawy, na horyzoncie pojawiła się jedna, niewielka, ciemniejsza chmura. Ktoś z uczestników zażartował nawet, że wygląda, jakby „ktoś ją podrzucił na niebo”. Nie przejęliśmy się tym zbytnio i kontynuowaliśmy konkurencje.
W momencie, gdy wchodziliśmy w finałową fazę scenariusza, stało się coś, czego nikt się nie spodziewał. Nagły błysk i potężny grzmot. Ta jedna „chmurka” zrodziła gwałtowną burzę. Reakcja mojego zespołu była błyskawiczna: w ciągu 10 minut ewakuowaliśmy 120 osób do karczmy. Pracownicy agencji błyskawicznie przeorganizowali stanowiska zadaniowe wewnątrz budynku. Na zewnątrz szalała ulewa, a my w suchym i bezpiecznym miejscu kończyliśmy scenariusz.
💡WNIOSKI PRAKTYKA – Jak skutecznie zarządzać ryzykiem w terenie?
To wydarzenie było kolejną lekcją, że w górach pokora wobec natury jest kluczowa. Oto konkretne wnioski, które każdy organizator i klient powinien wziąć pod uwagę:
Bierz pełną odpowiedzialność za ryzyko: Event Manager to nie tylko animator zabawy, to osoba, która przewiduje i panuje nad kryzysami. Twoim zadaniem jest ochrona komfortu uczestników.
Zawsze miej Plan B: Namioty, wiaty, karczmy czy sale konferencyjne – musisz mieć gdzie przenieść grupę w razie załamania pogody. Bez „bezpiecznika” ryzykujesz zmarnowanie całego budżetu eventu.
Analizuj, nie zgaduj: Monitoruj pogodę do ostatniej chwili. Jeśli widzisz choćby minimalne ryzyko deszczu, załóż, że on wystąpi. Optymizm w planowaniu logistyki to błąd.
Bądź szczery z klientem: Na etapie ofertowania jasno komunikuj ryzyka pogodowe i przedstawiaj rozwiązania alternatywne. Transparentność buduje zaufanie.
Stosuj scenariusze zamienne: W naszej agencji, jeśli na 1-2 dni przed eventem prognozy są fatalne, wdrażamy scenariusze „indoorowe”. Sprzęt mamy zawsze gotowy w magazynie, by integracja odbyła się niezależnie od aury.
Edukuj w kwestii ubioru: Informuj klienta, by uczestnicy zabrali odpowiednie obuwie (z bieżnikiem!) i cieplejszą odzież, zwłaszcza przy eventach jesiennych.
🎯Podsumowanie.
Kiedy ulewa ustała, a my sprawnie wyłoniliśmy zwycięzców, organizatorka ze strony klienta powiedziała mi: „Mieliśmy szczęście z tą karczmą”. Uśmiechnąłem się tylko i odpowiedziałem: „Czasami szczęściu trzeba po prostu trochę pomóc”.
Z perspektywy lat wiem, że to nie szczęście uratowało ten projekt, ale doświadczenie i gotowość na najgorszy scenariusz. W branży IT, podobnie jak w eventach, systemy backupowe są kluczowe. Moim zadaniem jako praktyka jest dbać o to, by klient nawet nie poczuł, że „system” właśnie próbował się zawiesić przez jedną deszczową chmurę.
❓ FAQ – Wszystko, co chcesz wiedzieć o Starciu Liderów.
Czy każdy event outdoorowy musi mieć plan awaryjny na wypadek deszczu?
Tak, absolutnie każdy. Bez planu B ryzykujesz nie tylko zdrowie uczestników, ale i całkowitą porażkę wizerunkową oraz finansową.Ile kosztuje wynajęcie „opcji rezerwowej”, np. karczmy lub sali?
Koszt zależy od obiektu, często jest to ułamek ceny całego eventu (tzw. opłata za gotowość). To najlepsza polisa ubezpieczeniowa dla Twojej imprezy.Co jeśli w pobliżu miejsca eventu nie ma żadnego budynku?
Wtedy rozwiązaniem są profesjonalne namioty eventowe z podłogą i nagrzewnicami, które rozstawia się przed rozpoczęciem imprezy.Jakie prognozy pogody są najbardziej wiarygodne dla event managerów?
Zawsze sprawdzamy kilka źródeł, np. ICM (meteo.pl), AccuWeather oraz lokalne radary opadów, które pokazują ruch chmur w czasie rzeczywistym.Czy deszcz oznacza koniec zabawy w scenariuszu „W obliczu zagrożenia”?
Nie, o ile masz miejsce, by przenieść konkurencje pod dach. Większość zadań logicznych i sprawnościowych można zaadaptować do wnętrz.Czy klient powinien wiedzieć o dodatkowych kosztach planu B?
Tak. Rekomendujemy uwzględnienie opcji rezerwowej w budżecie już na etapie planowania, aby uniknąć stresu w dniu imprezy.Jak szybko można przenieść event dla 100 osób do środka?
Przy dobrym przygotowaniu zespołu technicznego zajmuje to od 10 do 15 minut. Kluczem jest wcześniejsze rozplanowanie przestrzeni wewnątrz.Jakie buty są najlepsze na event outdoor w górach?
Zdecydowanie sportowe z twardą podeszwą i wyraźnym bieżnikiem. Odradzamy obuwie miejskie, które na mokrej trawie staje się niebezpieczne.Co robicie, gdy prognoza przewiduje deszcz przez cały dzień?
Wtedy, po konsultacji z klientem, już 24-48h wcześniej zmieniamy scenariusz na w pełni halowy lub hotelowy, wykorzystując nasze zaplecze sprzętowe.Czy scenariusze integracyjne w deszczu mogą być fajne?
Lekka mżawka często dodaje klimatu konkurencjom „survivalowym”, ale bezpieczeństwo i komfort termiczny uczestników są zawsze priorytetem.
O Autorze
Kamil Tomaszek – ekspert branży MICE z ponad 20-letnim doświadczeniem. W swojej karierze osobiście sprzedał i zrealizował ponad 1000 eventów integracyjnych dla firm. Jego unikalna perspektywa biznesowa wynika z łączenia dwóch światów: eventowego oraz hotelowego. Obecnie pełni funkcję CEO w Agencji Projekt Efektywny Events&Travel Sp. z o.o. oraz Dyrektora Generalnego Młyn Jacka Hotel&SPA****. Jako praktyk, który przeszedł pełną drogę zawodową, dzieli się wiedzą opartą na tysiącach godzin pracy „na żywym organizmie” eventu.
