🏢 Co zrobić, gdy hotel nie współpracuje? Kulisy eventu „Sabotaż” w Jachrance.
Data realizacji: 07.09.2019
Lokalizacja: Jachranka
Rodzaj eventu: Sabotaż
Liczba uczestników: 30 osób
Profil grupy:dostawca systemów ochrony
Zorganizowanie idealnego eventu to nie tylko świetny scenariusz, ale przede wszystkim umiejętność gaszenia pożarów, o których klient nie ma pojęcia. Z tego tekstu dowiesz się, jak dzięki błyskawicznej reakcji i „planowi B” uratowaliśmy realizację, gdy obsługa obiektu postanowiła (nieświadomie) sabotować nasz autorski scenariusz.
Spis treści:
🕵️ Idealne dopasowanie: Branża ochrony i „Sabotaż”.
We wrześniu 2019 roku w Jarchlance realizowaliśmy nasz flagowy scenariusz „Sabotaż”. Grupa była wyjątkowa – 30 pracowników firmy będącej dostawcą systemów ochrony (monitoring, zabezpieczenia). Wybór scenariusza nie był przypadkowy; idealnie wpisywał się w ich codzienne obowiązki i zainteresowania. Cel był jasny: integracja nowych osób w zespole i zacieśnienie więzi poprzez wspólną, pełną adrenaliny zabawę.
Klient od początku był nastawiony na pełną współpracę. Sam wybrał hotel i przekazał nam kontakty, licząc na to, że renomowane centrum konferencyjne zagwarantuje najwyższe standardy. Jak się później okazało – rzeczywistość na miejscu potrafi zaskoczyć nawet najbardziej doświadczonego Event Managera.
⚠️ Trudne negocjacje i hotelowe „nie da się”.
Już na etapie wizji lokalnej wiedziałem, że nie będzie łatwo. Opiekun ze strony hotelu był bardzo zachowawczy. Usłyszałem, że musi znać każdy nasz krok, by zdecydować, co nam wolno, a czego kategorycznie zabrania.
Moje ustalenia z hotelem wyglądały następująco:
Ograniczenia przestrzeni: Wyznaczono nam konkretne sale, a za każdy dodatkowy metr kwadratowy hotel żądał dopłaty.
Zakaz używania broni hukowej: To był duży cios, bo „hukowce” budują klimat scenariusza.
Restrykcje dla aktorów: Porywacze mieli zakaz opuszczania sali konferencyjnej i jednego zarezerwowanego pokoju.
Spędziłem dodatkową godzinę, krążąc po obiekcie i szukając alternatywnych dróg oraz miejsc, które nie generowałyby kosztów, a pozwoliłyby „obejść” te ograniczenia. Mimo mailowego podsumowania ustaleń, hotel milczał aż do dnia przed eventem.
🔫 Pierwszy sukces: Dwa wystrzały na wagę złota.
W dniu realizacji okazało się, że mój dotychczasowy kontakt w hotelu zachorował. Zastąpiła go nowa osoba, co paradoksalnie stało się szansą. Po krótkiej, merytorycznej rozmowie, udało mi się wynegocjować zgodę na dwa wystrzały z broni hukowej. Warunek? Pełna kontrola nad tym, by inni goście nie wezwali policji na widok „uzbrojonych” ludzi. To był pierwszy mały sukces tego dnia.
🧩 Gdy obsługa hotelu… sprząta Twoje wskazówki.
Scenariusz ruszył. Uczestnicy błyskawicznie weszli w role. Pojawienie się aktora w pełnym umundurowaniu policjanta wywołało salwy śmiechu i pytania o „anulowanie mandatów za szybką jazdę”. Jednak w kuluarach trwała walka o przetrwanie eventu.
Co poszło nie tak po stronie obiektu?
Zatrzasnięte drzwi: Nagle jedno z kluczowych przejść zostało zamknięte. Obsługa stwierdziła, że „o tej godzinie ma być zamknięte i już”.
Nadgorliwe sprzątaczki: Kilka istotnych wskazówek, które ukryli nasi animatorzy, wylądowało w koszu na śmieci, bo obsługa uznała je za śmieci.
Nagła eksmisja: W połowie gry zostaliśmy wyproszeni z jednej z sal konferencyjnych i poproszeni o przeniesienie się na drugi koniec hotelu.
🚀 WNIOSKI PRAKTYKA: Jak uratowaliśmy sytuację?
Najważniejsza lekcja z tego eventu? Klient o niczym się nie dowiedział. Dla grupy wszystko przebiegało zgodnie z planem, a finał zakończył się gromkimi brawami. Jak to zrobiliśmy?
Błyskawiczna komunikacja: Każdy animator miał ze sobą łączność. Gdy tylko wskazówka znikała lub drzwi zostawały zamknięte, wiedziałem o tym w sekundę i korygowała trasę grupy.
Technologia w terenie: Mieliśmy ze sobą mobilną drukarkę. Gdy obsługa wyrzuciła papierowe tropy, na poczekaniu drukowałem nowe, zmieniając ich lokalizację w scenariuszu.
Digitalowe wsparcie: Zgodnie z naszą dobrą praktyką, wszystkie wskazówki mieliśmy przygotowane w wersji elektronicznej. Dzięki temu mogliśmy je błyskawicznie udostępnić uczestnikom na ich urządzenia.
Wniosek jest jeden: pod każdy event musisz mieć przygotowany „Plan B”. Kluczem do sukcesu nie jest brak problemów (bo te zawsze się pojawią), ale szybkość reakcji zespołu. Naszym zadaniem jest dostarczenie doświadczenia, za które klient zapłacił, bez obciążania go logistycznym chaosem.
Hotel finalnie przeprosił, tłumacząc się brakiem intencjonalności. My jednak wyciągnęliśmy wnioski – rok później ten sam klient wrócił do nas, ale tym razem wspólnie wybraliśmy obiekt, który rozumie specyfikę eventów integracyjnych. 😊
📩 Podsumowanie.
Problemy z obiektem to codzienność w pracy eventowca, ale to właśnie one weryfikują profesjonalizm agencji. Jeśli szukasz partnera, który nie rozłoży rąk, gdy „nie da się”, i dowiezie Twój event bez względu na okoliczności – zapraszamy do kontaktu!
❓ FAQ – Często zadawane pytania.
Czy scenariusz „Sabotaż” jest bezpieczny dla pracowników? Tak, mimo dreszczyku emocji i obecności aktorów, scenariusz jest w pełni kontrolowany i dostosowany do kondycji grupy.
Co jeśli hotel nie zgadza się na użycie rekwizytów broni? Zawsze mamy alternatywy – od efektów dźwiękowych z głośników po modyfikację scenariusza w stronę zagadek logicznych.
Dlaczego warto wybrać scenariusz dopasowany do branży? Zwiększa to zaangażowanie. Pracownicy systemów ochrony, jak w tym przypadku, znacznie szybciej „łapią bakcyla” w grze opartej na tropieniu i zabezpieczeniach.
Ile osób może brać udział w takim evencie? Realizowaliśmy „Sabotaż” dla grup od kilkunastu do kilkuset osób. W Jarchlance grupa liczyła 30 osób, co pozwoliło na bardzo osobistą integrację.
Czy muszę sam kontaktować się z hotelem w sprawach technicznych? Nie, jako agencja bierzemy to na siebie. Wykonujemy wizję lokalną i zabezpieczamy realizację scenariusza.
Co jeśli pogoda nie dopisze? Scenariusze typu „Sabotaż” są elastyczne – możemy je realizować zarówno wewnątrz budynku, jak i w terenie (tzw. outdoor).
Jakie korzyści przynosi integracja typu „Sabotaż”? Buduje zaufanie, uczy pracy pod presją czasu i pozwala nowym pracownikom błyskawicznie wejść w struktury zespołu.
Czy aktorzy w scenariuszu to profesjonaliści? Tak, nasi animatorzy i aktorzy są przeszkoleni do pracy z grupami biznesowymi, dbając o realizm, ale i komfort uczestników.
Co zrobić, gdy hotel zmienia ustalenia w trakcie eventu? Właśnie po to jest z Wami Event Manager. Nasz zespół przejmuje negocjacje, by uczestnicy mogli skupić się na zabawie.
Czy po evencie otrzymamy pamiątki? Tak, zazwyczaj realizujemy fotorelację (jak ta w Jarchlance), która jest świetnym materiałem do firmowych social mediów.
Chcesz sprawdzić, jak Twój zespół poradzi sobie z konstrukcją tratwy lub innym ekstremalnym wyzwaniem? Skontaktuj się ze mną – chętnie opowiem o szczegółach tej realizacji i dopasuję scenariusz do Twojej ekipy! ✋
O Autorze
Łukasz Guzy – ekspert eventowy i certyfikowany trener biznesu z 10-letnim stażem. Od 6 lat jako Szef Działu Realizacji w Projekt Efektywny Events&Travel Sp. z o.o. dba o najwyższą jakość i merytorykę projektów. Zrealizował ponad 1000 eventów (live i online). Dzięki kompetencjom trenerskim nie tylko organizuje wydarzenia, ale skutecznie moderuje procesy grupowe, budując w zespołach autentyczne zaufanie i sprawną komunikację.
