O co pytamy Klientów, zanim stworzymy ofertę eventową? Poznaj kulisy naszej pracy.
Chcesz, aby Twój event był strzałem w dziesiątkę, a nie kolejnym „obowiązkowym” wyjazdem, o którym wszyscy zapomną w poniedziałek rano? Sukces nie bierze się z przypadku – bierze się z trafnych pytań. Z tego artykułu dowiesz się, jak jedna szczera rozmowa potrafi zmienić zwykłe zapytanie o grę w kompleksowy projekt, który realnie wspiera Twój zespół.
Spis treści:
Fundament relacji, czyli dlaczego tak dużo rozmawiamy. 💬
Podobno podstawą dobrego małżeństwa jest sprawna i rzeczowa komunikacja. Szczere rozmowy i dyskusje są fundamentem każdej solidnej relacji, a umiejętność zadawania pytań wzbudza w rozmówcy poczucie bycia w centrum zainteresowania. Dokładnie tak samo budujemy relacje z naszymi Klientami.
Każdy z Was jest inny. Część osób, które się z nami kontaktują, jest niesamowicie wylewna – to oni prowadzą całą rozmowę, zarażając nas swoją energią. Inna grupa nastawia się na konkretne wysłuchanie oferty i ogranicza do lakonicznych odpowiedzi. Jedni preferują szybki telefon, inni szczegółowe maile. Bez względu na styl, zawsze respektujemy sposób, w jaki Klient chce się komunikować. Naszym zadaniem jest przeprowadzenie krótkiego wywiadu, który pozwoli nam wejść w Wasze buty i poznać realne potrzeby.
Dlaczego „jak” jest ważniejsze niż „czy”? Sztuka zadawania pytań. 🏗️
Gdy przed laty zaczynałam pracę w Projekcie Efektywnym, pierwszą rzeczą, jakiej mnie uczono, była właśnie umiejętność zadawania odpowiednich pytań. Wtedy nie zdawałam sobie sprawy, jak bardzo ich treść wpływa na to, co ostatecznie zaproponujemy.
Zwróć uwagę na różnicę:
Pytanie zamknięte: „Państwa wieczór ma być w stylu uroczystym czy swobodnym?”
Pytanie otwarte: „Jak widzicie Państwo swój event?”
W pierwszym przypadku usłyszymy krótkie: „no, taki luźny”. W drugim – uruchamiamy wyobraźnię Klienta. Pojawiają się detale, marzenia i oczekiwania, o których wcześniej nikt nie wspomniał. Możliwości stają się nieograniczone, a my zyskujemy bazę do stworzenia czegoś unikalnego.
Motywacja – co tak naprawdę chcecie osiągnąć?
Jedną z pierwszych kwestii, o które pytam, jest motywacja do organizacji wyjazdu. Dzięki temu wiem, jakie pobudki kierują firmą. Czy w zespole są jakieś konflikty? Czy kadra przechodzi właśnie duże zmiany? A może pracownicy po prostu potrzebują chwili beztroski po ciężkim kwartale?
Zdarza się, że w trakcie takiej rozmowy Klient nagle przypomina sobie: „W sumie to jest wyjazd z okazji okrągłego jubileuszu!”. To dla nas kluczowa informacja! Pozwala nam zaproponować rozwiązania idealnie skrojone pod problem lub okazję. Czasem wystarczy odpowiednia gra teambuildingowa, a czasem idziemy krok dalej i sugerujemy wsparcie jednego z naszych coachów. Profesjonalne podejście do emocji w zespole potrafi zdziałać cuda.
Historia lubi się powtarzać – uczymy się na błędach (i sukcesach).⏳
Kolejny ważny punkt to pytania o poprzednie integracje. Chcemy wiedzieć, co firma robiła do tej pory i – co najważniejsze – jak odebrali to pracownicy. Nie ma sensu proponować survivalu w błocie firmie, która najlepiej wspomina eleganckie gale, lub odwrotnie. Poznanie historii Waszych spotkań pozwala nam uniknąć powtarzalności i nudy.
Od ogółu do konkretu, czyli techniczne „must-have”. 📍
Kiedy już znamy „ducha” eventu, przechodzimy do konkretów. Pytamy o:
Liczbę uczestników,
Preferowane miejsce (region Polski lub konkretny obiekt),
Termin realizacji.
Na tym etapie pytania zamknięte są już bardzo przydatne. Co ciekawe, często właśnie wtedy Klienci uświadamiają sobie, że chcą oddać w nasze ręce również kwestie noclegów i posiłków. Nierzadko proste zapytanie o grę terenową przeistacza się w organizację pełnowymiarowego, kompleksowego wyjazdu.
Sekretny zeszyt i najważniejsze pytanie na koniec. 📔
Od początku pracy w branży mam zasadę, by wszystkie informacje – nawet te najdrobniejsze anegdoty o zespole – przelewać na papier. Dziś z rozrzewnieniem patrzę na szafkę pełną zeszytów. Każdy Klient ma tam swoją przestrzeń.
Na końcu każdego wpisu zawsze zostawiam miejsce na odpowiedź na ostatnie pytanie, które zadaję już po evencie: „Jak się Państwu podobało?”. To ona daje mi największą satysfakcję i napędza do dalszego działania.
WNIOSKI PRAKTYKA - Pytania na etapie sprzedaży eventów.💡
Jako eventowiec z wieloletnim stażem, po setkach przeprowadzonych rozmów, mogę śmiało wysunąć następujące wnioski, które pomogą Ci zrozumieć, dlaczego ten proces jest tak ważny:
Pytania otwarte budują wartość: Pozwalają Klientowi odkryć potrzeby, o których sam wcześniej nie myślał (np. wspomniany jubileusz).
Empatia to narzędzie pracy: Zrozumienie nastrojów w zespole (np. zmęczenie zmianami w kadrze) pozwala dobrać formę integracji, która nie będzie irytować, lecz realnie pomoże.
Elastyczność w komunikacji: Nie narzucamy formy kontaktu. Jeśli Klient woli maila – piszemy konkretnie. Jeśli chce porozmawiać – słuchamy uważnie.
Logistyka wynika z wizji: Często okazuje się, że Klient potrzebuje kompleksowej obsługi (hotel, catering), choć na początku pytał tylko o jedną atrakcję. Dobry wywiad pozwala to wyłapać na starcie.
Notowanie to podstawa E-E-A-T: Każdy szczegół z rozmowy (np. to, że pracownicy nie lubią konkurencji, a wolą współpracę) sprawia, że oferta jest autentyczna i profesjonalna.
Feedback zamyka proces: Pytanie „jak się podobało?” to nie tylko uprzejmość, to najważniejsza lekcja na przyszłość dla obu stron.
Podsumowanie. 📝
Udany event nie zaczyna się od scenariusza, ale od uważnego słuchania. W Projekcie Efektywnym wierzymy, że szczera rozmowa i trafne pytania to najkrótsza droga do realizacji, która naprawdę „zadziała” w Twoim zespole. Dzięki naszemu doświadczeniu i wspólnemu zaangażowaniu, zamienimy Twoje cele w wydarzenie, o którym pracownicy będą opowiadać z uśmiechem jeszcze długo po powrocie do biura.
FAQ – Często zadawane pytania. ❓
Dlaczego muszę odpowiadać na tyle pytań, zamiast od razu dostać cennik?
Każdy zespół jest inny. Cennik nie uwzględnia celu wyjazdu ani specyfiki grupy, a nam zależy na rozwiązaniu Twoich problemów, a nie tylko „sprzedaniu usługi”.Czy muszę mieć już wybrany termin i miejsce?
Nie, możemy wspólnie znaleźć najlepszą lokalizację i termin, bazując na dostępności naszych programów.Co jeśli mój zespół nie lubi typowej integracji?
Właśnie po to pytamy o poprzednie doświadczenia! Znajdziemy formę, która będzie dla nich komfortowa – np. warsztaty kreatywne zamiast biegania po lesie.Czy organizujecie też logistykę (hotele, autokary)?
Tak, często nasze rozmowy ewoluują od jednej atrakcji do kompleksowej organizacji całego wyjazdu.Czy pytacie o budżet już na początku?
To pomaga nam mierzyć siły na zamiary i proponować realne rozwiązania, które nie przekroczą Twoich możliwości finansowych.Czym różni się gra teambuildingowa od zwykłej zabawy?
Gra teambuildingowa ma konkretny cel (np. poprawę komunikacji), który definiujemy podczas wywiadu.Ile trwa taka rozmowa wstępna?
Zazwyczaj wystarczy 10-15 minut, abyśmy mogli ruszyć z przygotowaniem sensownej oferty.Czy oferujecie wsparcie coacha lub psychologa?
Tak, jeśli z rozmowy wynika, że zespół mierzy się z głębszymi trudnościami, proponujemy wsparcie merytoryczne.Co jeśli mam bardzo specyficzny pomysł na event?
Uwielbiamy wyzwania! Pytania otwarte pozwalają nam doprecyzować Twoją wizję i sprawdzić, jak możemy ją zrealizować.Dlaczego pytacie o to, co było na poprzednich wyjazdach?
Aby uniknąć duplikowania pomysłów i nie proponować czegoś, co w Twojej firmie po prostu się nie sprawdziło.
📩 Skontaktuj się z nami — przygotujemy scenariusz dopasowany do celów Twojej organizacji i potrzeb zespołu.
O Autorze
Magda – Event Manager
Dział sprzedaży
