PROFESJONALNA ORGANIZACJA SPOTKANIA SŁUŻBOWEGO
Branża MICE to nieskończona ilość ciągłych zjazdów służbowych, narad, wyjazdów szkoleniowych, imprez integracyjnych, wycieczek i wszelkich organizowanych spotkań biznesowych. Dzisiaj chciałbym się skupić na tych mniejszych wydarzeniach,, związanych z życiem każdego biznesmana, czyli na organizacji wydarzeń w skali mikro.
Chodzi mi konkretnie o małe, ale z uwagi na proces rozwoju firmy bardzo istotne spotkania służbowe, dzięki którym „interesy” stron są pielęgnowane, a przepływ gotówki wraz z usługami nabiera odpowiedniego tempa. To właśnie co roku miliony spotkań służbowych sprawiają, że pracownicy firm na każdym szczeblu mają realny wpływ na rozwój firmy w jakiej są zatrudnieni. Powiesz no dobrze, ale o co konkretnie chodzi? Chodzi mi właśnie o sam fakt organizacji takich spotkań i czy warto je w ogóle organizować. A jeśli tak, to jak to robić, by osiągać własne cele. Ciekawe prawda? Jak zorganizowanie małego posiedzenia kilku ważnych panów i pań może wpłynąć na proces decyzyjny, czy też przebieg negocjacji? Oczywiście że może. A najlepszych przykładem jest miła atmosfera w jakiej zawierane są ugody, podpisywane umowy czy też zyskiwanie nowych sojuszników w biznesie. Oczywiście takie rezultaty można również osiągać w atmosferze o negatywnym zabarwieniu, ale nie o organizację takich wydarzeń mi chodzi.
JAK ZORGANIZOWAĆ SPOTKANIE SŁUŻBOWE?
- Postaraj się zorganizować spotkanie służbowe w miejscu, które wszystkim mile się kojarzy, może to być przytulna restauracja, znany z dobrej kuchni hotel, słynące z profesjonalnej obsługi centrum konferencyjne, czy też kameralny i spokojny zajazd na obrzeżach miasta.
- Zamów ciekawe i lekkie menu, które będzie serwowane podczas spotkania oraz w przerwach służbowych narad. Pamiętaj że
jedzenie jednoczy ludzi i sprawia że czujemy się swobodniej we własnym towarzystwie to może zbliżyć Cię do nawiązania dobrych relacji z kontrahentem.
- Dowiedz się czy uczestnicy spotkania nie będą potrzebowali specjalistycznego sprzętu elektronicznego, by zaprezentować swoje stanowisko podczas spotkania służbowego. Może okazać się, że ktoś będzie chciał zaprezentować materiał filmowy, czy też pokazać na rzutniku zdjęcia z poprzednich realizacji i niezbędnym okaże się zestaw audiowizualny.
- Przygotuj wcześniej rozstawienie miejsc, czyli gdzie jaka osoba będzie siedziała, każdy musi czuć się swobodnie, nie możesz przecież posadzić negocjujących stron obok siebie, bo wyjdzie niezręczna sytuacja. Osoby ważne powinny zajmować eksponowane miejsca, a ich doradcy powinni być blisko.
- Organizując spotkanie biznesowe zamów odpowiedni catering związany z napojami i drobnymi przekąskami, to namiastka konsumpcji, ale zawsze wpływa na odprężenie, łagodzi lekki głód i dodaje energii (kawa).
- Przy organizacji wydarzeń dla zarządu nie może zabraknąć osoby opiekującej się spotkaniem, czyli kogoś kto będzie czuwał nad sprawnością sprzętu elektronicznego, cateringiem, ewentualnymi zmianami planu. Osoby uczestniczące w spotkaniu biznesowym nie powinny się tym zajmować.
- Planuj przerwy, to bardzo istotna kwestia, ludzie muszą co kilka godzin „odsapnąć”, zmienić otoczenie, rozluźnić się, przespacerować, to sprawia że stają się bardziej efektywni i nabierają ochoty na dalszą pracę.
- Zaplanuj wydarzenie w czasie co do minuty, weź poprawki na wszelkie możliwe przesunięcia podczas organizowanego wydarzenia, bądź elastycznym organizatorem, przewiduj.
- Zadbaj o ewentualny transport, oraz usługi dodatkowe, dowiedz się czy uczestnicy nie będą ich potrzebowali, może ktoś kto odwiedził Twoje miasto chciałby wieczorem zwiedzić kilka ciekawych miejsc. Gościom przyjezdnym należy pomóc w rezerwacji sprawdzonego hotelu, ciekawych miejsc do zwiedzania, czy też dobrych restauracji w okolicy.
- Zadbaj o pozytywny wydźwięk całości spotkania, bo spotkania służbowe są właśnie po to, żeby dokonywać transakcji, rozwiązywać problemy, posuwać rzeczy do przodu. A wszelkie działanie służące tej idei sprawia, że stajemy na wysokości zadania i wszyscy uczestnicy spotkania służbowego osiągają swoje cele.
Z całego serca życzę Ci powodzenia, ponieważ satysfakcja z organizacji imprezy na tysiąc osób jest równie wielka, jak z organizacji dwudniowych czterosobowych negocjacji, które zmienią bieg w Twojej firmie i wypełnią ją nową energią.
