ZAPYTANIE DO AGENCJI EVENTOWEJ - WAŻNE ASPEKTY
Idąc za ciosem proponuję Wam dzisiaj krótki poradnik na temat pisania zapytań do agencji eventowej. Niby zwykła rzecz i nie skomplikowana, a sprawia wielu osobom problemy, no i przede wszystkim wydłuża w czasie komunikację między Klientem na firmą eventową a to na pewno nie przekłada się na efektywny proces przygotowania oferty wyjazdu integracyjnego. Wysłanie kompletnego zapytania odnośnie organizacji konkretnego wydarzenia (bez względu jakiego), musi zawierać kilkanaście podstawowych elementów i nie mówię tutaj o kolorowych stopkach, czy też logu firmowym, a zawartości merytorycznej. Przy takim podejściu agencja szybko zabierze się do pracy, a nie straci 2 dni na próby kontaktu i uzupełniania wytycznych. No to zabierajmy się do pracy.
Z czego konkretnie powinno składać się kompletne zapytanie do agencji eventowej, czy też biura podróży? Przedstawię najważniejsze elementy jeden po drugim i każdy opiszę kilkoma słowami komentarza.
ELEMENTY ZAPYTANIA DO AGENCJI EVENTOWEJ
1. Termin: to chyba oczywiste że powinno się określić datę lub alternatywne terminy wyjazdu jaki chcemy zorganizować. Tutaj podać również należy ilość noclegów co ma później duży wpływ na całość agendy oraz kalkulację kosztów.
2. Liczba osób: informacje na temat liczby osób powinny dotyczyć przynajmniej przedziału liczbowego, by agencja mogła przygotować wstępną propozycję i znaleźć odpowiednie miejsce, które będzie
przygotowane na przyjęcie określonej liczby osób.
3. Miejsce/region: równie istotny punkt, jak dwa poprzednie, to określenie regionu, czy też konkretnego miejsca gdzie biuro podróży powinno szukać obiektu dla naszej grupy. To wielka oszczędność czasu, a czasami także pieniędzy dla obu stron przyszłej transakcji.
4. Wstępna agenda programowa: czyli nic innego jak zarys programu naszego eventu, czyli zestawienie poszczególnych jego punktów w czasie. Taka rozpiska umożliwia agencji osadzenie eventu w obszarze logistyki oraz czasie.
5. Transport: potrzebujemy transport zorganizowany czy nie? W każdym z obu przypadków powinniśmy to zgłosić do naszego organizatora imprez.
6. Ubezpieczenia: to jeden z najważniejszych aspektów organizowania imprez, wycieczek i wszelkich wydarzeń dla grup zorganizowanych. Ubezpieczenie i potrzeby z nim związane powinny być jasno określone przez Klienta. Pamiętajmy, że uczestnicy wyjazdów integracyjnych muszą być chronieni przez specjalistyczne ubezpieczenia.
7. Informacje o rodzajach usług: bardzo ważnym elementem każdej oferty są poszczególne usługi, z jakich chcielibyśmy skorzystać na wyjeździe firmowym, im lepiej i bardziej szczegółowo opisane, tym lepiej dla firmy organizującej szkolenie, czy też inny event.
8. Zakres budżetowy: nie zawsze podawany przez zleceniodawców, a jest często zmorą dla osób, które pracują nad przygotowaniem ofert, a dlaczego tak jest? Ponieważ na rynku eventowym cena tej samej usługi potrafi różnić się bardzo mocno u różnych podwykonawców. Przykładem są tutaj miejsca noclegowe w tym samym hotelu, ale różnych okresach, gdzie ceny mogą wahać się nawet o 200-300%. Ponadto przy określeniu budżetu wykonawca usługi jest w stanie dobrać odpowiedni zestaw atrakcji i dopasować go do oczekiwań firmy.
9. Informacja o miejscach i usługach z jakich już korzystaliśmy: to bardzo ważne dla firm, które chcą ciągle czerpać z nowych emocji i nie bywać w tych samych miejscach. Oszczędza to także czas i sprawia, że oferty będą zawierały zupełnie nowe i ciekawe dla nas usługi.
10. Informacje dotyczące niepełnosprawności uczestników: również powinny zawierać się w zapytaniu wstępnym, by od razu zwrócić uwagę na potrzebę kwaterunku np. w hotelu z windą.
11. Preferencje żywieniowe: mnie osobiście zdarzała się grupa gdzie na 100 osób aż 70% było wegetarianami! Tak dobrze widzisz aż tyle. To kompletnie zmienia postać zamawianego menu. Hotele z jakimi
12. Hotele/pensjonaty/domki: czego szukacie? A jeśli wiecie już jaki ma być rodzaj obiektu, to jaki powinien mieć poziom kategoryzacyjny? 2,3,4 a może 5 gwiazdek? Rodzaj obiektu i kategoryzacja mają często największy wpływ na cenę eventu, dlatego warto wysłać taką informację by później nie rozczarować się „kosmiczną” ofertą cenową, lub wątpliwym poziomem jakości oferowanych obiektów hotelarskich.
13. Konfiguracja pokoi: jakie pokoje chcemy? Ile jedynek? Ile dwójek, trójek? Czy mogą być dostawki na łóżkach albo pokoje wieloosobowe? W co powinny być wyposażone, czy powinny mieć balkony, lub mieć dostęp do łazienki.
14. SPA/Wellness/Inne usługi: to również istotna kwestia, czasami szukacie hotelu, który ma wielki basen bo grupa lubi pływać i będzie na to czas w programie, wtedy powinniście przesłać takie informacje już na początku by w selekcji agencji nie odpadł jakiś ciekawy obiekt.
Wyżej wymieniony zestaw informacyjny to ŚWIETNY POCZĄTEK KOMUNIKACJI MIĘDZY KLIENTEM, A ORGANIZATOREM EVENTU i nie ma w tym żadnej tajemnicy i żadnych magicznych sztuczek. Im Wasz zleceniobiorca, czyli agencja lub biuro podróży wie więcej, tym lepiej dla Klientów, ponieważ oferta będzie bardziej precyzyjna, ciekawsza. Lepiej dopasowana do możliwości organizatora i potrzeb Klienta. A zatem udanej organizacji imprezy dla Waszej firmy.
