NAJLEPSZE HOTELE NA WYJAZDY INTEGRACYJNE
Klienci zadają od zawsze to samo pytanie: „W jaki sposób wybieracie tak świetne hotele na imprezy firmowe dla nas?” W sumie można by zakończyć ten wpis krótką odpowiedzią: „Jesteśmy agencją eventową i biurem podróży, ponadto kilku z nas pracowało kiedyś w hotelach i po prostu znamy się na tym.” Ja natomiast wolałbym ten temat pociągnąć dalej, a co za tym idzie pomóc odrobinę tym osobom w działach marketingu, kadr, asystentom zarządu czy też kierującym podmiotami, którzy sami chcą wybrać hotel na imprezę integracyjną, a po resztę atrakcji zgłosić się do agencji eventowej bo takie rozwiązania również są często stosowane.
Ok, w takim razie przydałoby się żebyście zaczęli od początku czyli od odpowiedzi na pytanie co organizujemy i w jakim rejonie mamy szukać obiektu. Czyli pojawiają się tutaj dwa determinanty naszych hotelarskich poszukiwań: cel wydarzenia, miejsce. Jest to o tyle ważne że poszukiwany przez nas hotel, pensjonat czy też ośrodek konferencyjny to często miejsca o konkretnym profilu Klienta i z charakterystycznym zapleczem usług, które należy wykorzystać w pierwszej kolejności.
Przykładem są tutaj hotele i ośrodki konferencyjne, gdzie wybór sal szkoleniowych oraz powierzchni gastronomicznej jest bardzo szeroki. Innym przykładem mogą być obiekty typu SPA&Wellness, z których korzystać należy gdy organizujemy wyjazd rekreacyjny, motywacyjny. Jeszcze inną opcją może być hotel położony blisko stacji wyciągów co ułatwi nam jego adaptację na wyjazd narciarski dla pracowników. Jak już wspomniałem profil działalności obiektu to jedno ale równie ważnym elementem jest region w jakim będziemy szukali hotelu. Przy wyjazdach z jednym lub maksymalnie z dwoma noclegami w 90% będziecie poszukiwali obiektu oddalonego od miejsca wyjazdu nie dalej niż 200-300km, to logiczne bo przecież uczestnicy programu konferencji trwającego kilkanaście godzin nie spędzą w drodze połowy tego czasu, to zbyt męczące i może przełożyć się na niską frekwencję uczestników w wyjeździe integracyjnym lub szkoleniowym. Reasumując pierwsze czynniki jakie mają wpływ na wybór obiektu to:
- Cel wyjazdu.
- Miejsce wyjazdu.
BAZA NOCLEGOWA I KOSZTY
Jeśli ustalimy już wspomniane fakty teraz trzeba sprawdzić czy nasz obiekt spełnia następujące warunki dodatkowe czyli posiada odpowiednią bazę noclegową oraz średnie ceny noclegów pokrywają się z naszymi możliwościami budżetowymi…ojej piszę o tym dopiero teraz? No tak niestety, kasa wszędzie ma coś do powiedzenia i w tym przypadku również, przecież nie zrobimy rezerwacji w obiekcie, na który nas nie stać…standardem są hotele 3 gwiazdkowe natomiast coraz częściej firmy wybierają 4 gwiazdki jako gwarancję wysokiego poziomu usług. Pragnę tutaj wspomnieć że różnica cen między 2 a 3 gwiazdkami jest zazwyczaj na poziomie około 10-15% natomiast o wiele większy rozstrzał cenowy pojawia się w obszarze hoteli 3 i 4 gwiazdkowych, musimy często liczyć się z kosztami o 20%-40% wyższymi w tych drugich. Ok czyli do naszych faktorów dodajemy:
- Odpowiednia baza noclegowa.
- Ceny adekwatne do posiadanego budżetu.
AGENDA PROGRAMOWA
Przyszedł moment na przygotowanie wstępnej agendy programowej, czyli zarysu przebiegu całości wydarzenia firmowego. Oczywiście im więcej szczegółów będzie posiadała nasza agenda, tym lepiej, (godziny, wymogi co do menu, opis potrzebnego sprzętu itp.) ale nawet podstawowy zarys przybliży nas do kosztów związanych zobiektem hotelarskim. Dlatego piszemy agendę …i teraz zanim prześlemy ją w zapytaniu do konkretnych obiektów, to musimy mieć ich listę czyli do roboty: bazy internetowe hoteli, platformy rezerwacyjne, wpisy w katalogach hotelarskich i wiele innych znanych dobrze agencją eventowym i biurom podróży. Jak wyszukiwać obiekty hotelarskie będzie materiałem na konkretny wpis w przyszłości a teraz skupmy się na tym co macie zrobić dalej. Załóżmy że mamy już listę obiektów odpowiadających naszym wytycznym oraz ustalone następujące kwestie:
- cel,
- miejsce,
- baza noclegowa,
- koszty,
- agenda programowa.
Wysyłamy wcześniej przygotowaną agendę programową do wszystkich obiektów spełniających nasze wymagania, czekamy jakieś 15 minut i dzwonimy po wszystkich potwierdzając przesłany e-mail i przy okazji robiąc notatki kiedy możemy spodziewać się odpowiedzi.
WIZYTACJA HOTELU
Booooom! Przyszło kilka ofert, są dość interesujące i nie różnią się bardzo ceną (sytuacja idealna), więc co robicie? Dobrze Wam radzę i jestem śmiertelnie poważny teraz, wsiadajcie do auta i jedźcie je obejrzeć jeden po drugim ponieważ oferta i strona www może mocno różnić się od rzeczywistości. Hotele często posługują się wszelkimi narzędziami marketingu, włącznie ze zdjęciami pięknych budynków z rejoniu, o których my myślimy jako właśnie o bryle danego hotelu, tak nie żartuję, takie przypadku można zaobserwować u sporej liczby hoteli do dnia dzisiejszego. Często także kategoryzacja hoteli nie zgadza się ze stanem faktycznym, jaki zastaniemy na miejscu, kontrola jeszcze nie zdążyła tego wyłapać albo po prostu nie chciała. Takich „kwiatków” możemy napotkać dość sporo dlatego wizytacja w hotelu w jakim chcemy zorganizować event to podstawa w procesie wyboru tego najlepszego. Najlepiej w takim przypadku jest zostać na miejscu na jedną noc, skorzystać z gastronomii, systemu SPA, pospacerować w rejonie czyli pokrótce – zorientować się w sytuacji na miejscu. Po wizycie w obiektach powinniście mieć już jasny obraz co do wyboru właściwego miejsca. Oczywiście to nie koniec naszej pracy z hotelem, powiedziałbym nawet, że dopiero teraz zaczyna się jej właściwa część i życzę wszystkim mocnych nerwów i opanowania bo zdarzają się naprawdę ciężkie przypadki. Oczywiście zajmując się tym zawodowo posiadamy własne procedury, które usprawniają cały proces przygotowań w podejściu do hoteli dlatego też w większości przypadków to my zajmujemy się przygotowaniem (negocjacje, wybór menu, logistyka) obiektów hotelarskich pod imprezy, szkolenia, konferencje. Gdyby natomiast Szef Szefów zlecił Wam samodzielny wybór konkretnego obiektu, to mam nadzieję, że ten wpis pomoże Wam odnaleźć się na początku w nowej sytuacji 🙂
